電話代行・電話秘書サービスフル活用ガイド

あなたの会社の発展サポート!電話代行の選び方を紹介

【こだわり別】おすすめ電話代行・電話秘書サービス会社

電話代行が必要になる状況は会社ごとに異なるもの。提供できるサービスや、対応の品質と価格のバランスなど、電話代行会社にもそれぞれの特徴があるので、自社にぴったりの会社を探したいですね。そこで、こだわり別におすすめの会社をピックアップしてご紹介します。
ここで紹介する会社はすべて無料お試し期間がある会社ですので、お気軽に頼めるので安心ですよ。

高品質かつリーズナブル
電話代行会社をお探しの方は

CUBE電話代行サービス

満足できなかったら全額返金

基本的な電話応対はもちろん、携帯電話への転送、対応内容の即時連絡、さらにクレーム一次対応など、他社ならオプション対応のサービスも基本料金内で提供。サービスの品質に絶対の自信があり、1ヶ月の使用で満足できなかったら全額返金を保証しています。

CUBE電話代行サービス公式HP

【CUBE電話代行サービスが選ばれる理由】

1.高品質な応対

CUBE電話代行サービスでは、独自のオペレーションシステム(CTIシステム)を使用していて、電話が鳴ったら同時にクライアント様の会社概要、過去の対応履歴が表示されるようになっています。

多種多様な応対や伝言報告ができるシステムなので、クライアント様との対応もスムーズにできる環境づくりを徹底しています。

また、従来のように応対のみに力を入れるのではなく、コスト削減に加え、1本の電話に十分な時間をあてることができるのです。

2.オペレーター全員が契約社員または派遣社員

CUBE電話代行サービスでは、責任感のある対応と品質を向上させるために、オペレータースタッフ全員が契約社員、派遣社員のどちらかです。

社内教育はもちろん、外部セミナーへの参加も積極的に取り組むことによって、応対品質の向上や社員一人ひとりのモチベーション維持に繋げています。

3.固定金額内での幅広いサービス内容

高品質な対応とオペレーターの徹底した教育を維持することによって、固定料金で提供できるサービスを実現できていると考えられます。

CUBE電話代行サービスでは、自身のあるサービスを提供できる自信を持っていますので、「サービス保証制度」という、満足してもらえなかった場合の全額返金・月額使用料の全額返金するシステムを設けているのです。

口コミ個人事業主
新規案件の取りこぼしが減りました 電話の内容に応じて、私の携帯電話に転送してもらったりオペレーターで対処してもらったりと、こちらの要望に沿ってフレキシブルに対応してくれるので、とても助かります。
口コミ人材派遣業
業務効率化につながりました 以前は事務所の電話が鳴りっぱなしで、少人数のスタッフでさばくのに苦労していました。CUBE電話代行サービスでは、一旦オペレーターが対応して各担当者につないでくれるので、業務効率が飛躍的にアップしました。
口コミ広告代理店
必要な時にいつでも安心して依頼できます 以前使用していた電話代行サービスは料金が安かったので、サービス内容を確認せず依頼したので「失敗」しました。今度は料金だけではなくサービス内容も確認して決めさせてもらいました。特に、応対転送は外出時の緊急として重宝させてもらっています。CUBE様に依頼をして本当に良かったです。
口コミネットショップ運営
低価格なのに高品質のサービスがうけられる 派遣社員に電話対応を任せようと思っていたのですが、電話代行サービスを利用した方が費用がかからないことを知りました。プロのオペレーターに対応してもらっているので、予想以上の丁寧さに驚いています。逆に、言葉遣いの見本とさせてもらっています。
会社名 株式会社大阪エル・シー・センター
所在地 大阪府大阪市北区梅田1-11-4-1100 大阪駅前第四ビル11階

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24時間いつでも対応可能
電話代行会社をお探しの方は

電話代行サービス

夜間や休日のみの対応も可

社名の通り、電話代行・電話秘書サービスをメインで提供している会社です。24時間365日対応のほか、夜間や休日のみ利用したいといった時間帯や曜日の設定も可能。また、サービスプランのバリエーションが豊富なのも、こちらの特徴です。

電話代行サービス公式HP

【電話代行サービスが選ばれる理由】

1.業界初のオーダーメイド型

電話代行サービスでは、「電話応対方法」「連絡報告方法」「各種システムの使用方法」といった業務システムを全てカスタマイズできるようにしています。

お客様が利用しやすいようにすることで、経営方針やポリシーが異なる各業種に高品質のサービスが提供できるのです。

2.専門オペレーターによる対応力

オペレーター一人ひとりが技術、心構え、知識の3つを高いレベルで維持できるように「電話代行サービス独自の品質維持、改善、向上プログラム」を運用しています。

指導するトレーナーやスーパーバイザーの指導はもちろん、オペレーターのスキルアップのための社外研修なども積極的に取り入れています。

3.無駄のない料金システム

電話代行サービスでは、分かりやすく、無駄のない料金を心がけています。

電話受付の希望する曜日・時間、利用頻度、その他要望にも対応できる最適な料金プランを提案してもらえます。

口コミイベント
企画
新規案件の取りこぼしが減りました 電話代行サービスを利用するようになってから、安心感がアップしたと思います。スタッフの欠勤連絡などもすぐに受けられますし、新規案件の取りこぼしも少なくなりました。
口コミ不動産業
人件費削減を実現しました 物件の空室状況や物件に関する説明、内覧申し込みなどもオペレーターの方がすべて対応してくれるようになりました。社員の稼働率も下がり人件費削減にもつながっています。
口コミ税理士
業務に集中することができる 社員のほとんどが現場や打ち合わせで外出していることが多いので、事務所にかかってくる電話対応をすることが難しかった時期がありました。電話代行を利用するようになってからは、電話対応に追われることもなく業務にも集中できるようにもなりました。
口コミ不動産業
土日に出勤する必要がなくなった 土日に空室確認などの問い合わせが殺到するので、常に職員が対応している状態でした。しかし、休日手当を考えると結構な出費となるので、電話代行を利用するようにしています。顧客の質問にも丁寧に対応してくれているので、本当に助かっています。
会社名 電話代行サービス株式会社
所在地 大阪府大阪市淀川区西中島4-6-24大拓ビル9号館

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コールセンター委託ができる
電話代行会社をお探しの方は

コールセンター電話代行システム24

データの閲覧がいつでも可能

夜間や休日でも利用でき、コールセンターやサポートセンターなどをリーズナブルに構築できます。受電した内容は専用のシステムですべて管理。利用者は、そのデータを自分のパソコンやスマートフォンでいつでも閲覧可能です。

コールセンター電話代行システム24

【コールセンター電話代行システム24が選ばれる理由】

1.コスト削減かつ高品質の電話代行サービスを提供

一般的な電話代行サービスはもちろん、クライアント様のニーズ(オフィスが不在になりがち、定休日でも電話は繋がるようにしたい、など)に対応できるように、格安のプランを提供しています。

2.専門のオペレーターによる高い電話応対能力の活用

商談中や外出中でも本来の仕事に専念できるように、代理で丁寧な電話対応を行っていますので、顧客はもちろん、取引先へのイメージアップにも大いに役立ちます。

3.電話対応内容が共有できる環境を整えている

電話の応対内容を好きな時にいつでも確認できるように、随時メール報告や最新のWEB管理画面から内容を検索、閲覧することができます。

口コミ小売店業
必要な電話のみ転送してもらえる 少人数のお店なので、来客中も電話対応が必要になることもあって、それが課題でした。電話代行サービスを利用するようになってからは、必要な電話のみ転送してもらっているので業務効率も高くなったと思います。
口コミ商社
社員の意識改革にも貢献しました かかってくる電話に3コールで出られない場合、電話代行システム24へ自動的に転送するしくみを取っています。「早く出ないと」という社員の意識改革にもつながりました。
口コミ小売店業
業務の効率や成約率の向上にも繋がっています 従業員が少ないので、接客中に電話が鳴っても対応することができず、非常に効率が悪くて悩んでいました。電話代行サービスを依頼してからは、電話が鳴ることもなく、接客にも集中できるようになりました。おかげで、効率や成約率もアップすることができました。
口コミ中堅商社
社員の電話対応にも良い影響がありました 3コールで電話にでる会社のルールがあるのですが、誰も電話にでられないほど忙しくなる時期には、電話代行サービスを利用させてもらっています。電話の取りこぼしも減り、スタッフも早く電話に出るように意識づくようになりました。
会社名 合同会社ジェネミー
所在地 兵庫県神戸市東灘区深江本町1-7-23

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英語での問い合わせに対応可能な
電話代行会社をお探しの方は

CUBE電話代行サービス

高い英語力で対応

入社時から高い英語能力を持ったスタッフを採用し、さらに社内でビジネス英会話の研修を受けているので会社の受付としてふさわしい対応が可能。受電内容の即時メール連絡など必要なサービスも含まれて月額10,000円から始められるのでリーズナブル。

CUBE電話代行サービス公式HP

【CUBE電話代行サービスが選ばれる理由】

1.英語対応への取り組みを強化

海外に向けてのビジネスが発展していくにつれ、多くの企業では英語力が必要不可欠です。

既に海外との取引を行っている企業だけではなく、これから海外進出を行う企業のビジネスサポートが行えるように、対応の向上に力を入れているのが「CUBE電話代行サービス」です。

表現により丁寧さを加え、ビジネス英語で電話を応対できるように徹底しています。

2.漏れのない電話対応

英語で受電を行う場合、主に社名・お名前・ご連絡先・簡単なご用件を確認して報告するような体制を整えています。

確認項目は、クライアント様の要望に合わせて変更することも可能です。

話の内容はポイントを抑えながら確認をしていますので、どんな内容だったのかをすぐに確認できるようにしています。

口コミ製造
メーカー
作業効率がアップしました 社内で英語で対応できるスタッフが少ないので大変助かっています。簡単な用件を聞き取ってメール連絡してもらい、その内容を海外担当が確認して対応する、といったフローで作業効率もアップできています。
口コミ外資系
メーカー
海外からの電話が多いので助かる 本社が海外にあり、国内で少人数で運営をしています。海外の支店スタッフからの電話が多いため、全員外出してしまった際の電話応対に重宝しています。
口コミ個人事業主
必要な電話にだけ対応できる 簡単な電話対応は電話代行サービスにお願いをして、具体的な説明を聞きたい顧客からの問い合わせは転送してもらうようにしています。こちらの要望に合ったサービスをしてくれるので、非常に助かっています。
口コミ人材派遣
電話対応に追われる必要がなくなりました クライアントから月200回以上の電話がかかってくるので、その対応をCUBEさんに依頼しています。そこから各担当社員に繋げてもらっているので、業務成績がアップしました。同時に対応も早くなったので、おかげさまでクライアントからの評価も順調に伸びています。
会社名 株式会社大阪エル・シー・センター
所在地 大阪府大阪市北区梅田1-11-4-1100 大阪駅前第四ビル11階

CUBE電話代行サービス

どの会社を選ぶべき?
電話代行サービス徹底比較

電話代行サービスを提供している会社は、マンションの一室にあるような小さな会社から、大企業や官公庁のコールセンターを委託するような大規模の会社まで千差万別。 各社のサービスも様々。電話代行業者といえど、業務内容によって得手、不得手もありますから、自分の求めるサービスを確実に提供してもらえるか、精査して選びましょう。

  • MKサービス
    (株式会社ケイズプランニング)

    月額2,900円の格安プランが最大の魅力

    月20コールまでの「スモールプラン」なら、月額2,900円とリーズナブル。基本サービスは最小限なので、オプション追加で対応。10日間の無料お試し期間もあります。

  • シンフォネット
    (株式会社シンフォネット)

    少ないコール数からでもパックのある、初心者向けサービス

    月額4,000円の「おてがる10プラン」から用意。5,000円以下の格安プランが充実しています。対応する固定電話は2カ所まで設定できますし、メール連絡先は何件でも登録可能です。

  • 電話代行サービスe秘書
    (株式会社ベルシステム24)

    対応時間によって細かくプラン設定可能

    企業のコールセンターやカスタマーセンターの構築、委託を行っています。「スタンダードコース」は月額10,000円からですが、オペレーターの対応時間によって費用も異なります。

  • 渋谷オフィス
    (株式会社ジョヴィアル)

    入電数が多い方におすすめ

    月額9,720円の「エントリープラン」でも月のコール数が100件と充実しているので、固定電話への入電数が多い中小企業にピッタリ。ほかに「ベーシックプラン」や「プレミアムプラン」もあります。

  • オフィス24
    (株式会社オフィス24)

    時間帯指定すれば安価に利用可能

    通常の営業時間内に対応する「スタンダードプラン」のほか、朝9時〜12時までの「朝プラン」、12時〜15時までの「昼プラン」など、時間を限定したプランも用意しています。「朝プラン」は月額6,000円と格安です。

  • アフターコールナビ
    (アフターコールナビ株式会社)

    保守連動プランなど24時間対応もおまかせ

    基本料金にコール料金をプラスする独自の料金プランが特徴。基本料金3,000円+コール料金4,500円で、月額7,500円からとなります。現場へ急行するスタッフの手配までを行う「保守連動プラン」などもあります。

  • セントラル・アイ
    (セントラル・アイ株式会社)

    官公庁から中小企業までコールセンター業務が得意

    官公庁などの電話交換業務、大企業のコールセンター委託などを行っている、比較的規模の大きな代行会社です。通販の受注やカスタマーサポートを行うプラン、24時間体制が必要な葬儀会社の電話代行プランなどもあります。

  • ビジネスアシスト
    (株式会社ビジネスアシスト)

    秘書スキルで丁寧な応対が売りの電話秘書サービス

    電話秘書サービスは、秘書スキルを身に着けたオペレーターの丁寧な電話応対が好評。月額10,000円の「エコノミー」から、上級秘書がオペレーターを担当する、月額30,000円の「エグゼクティブ」コースまであります。

  • 秘書センター
    (秘書センター株式会社)

    24時間対応プランでも比較的リーズナブル

    月額7,500円からと格安で、24時間対応プランでも月額37,500円から利用可能。24時間対応を活かした月額40,000円からの「受注代行サービス」も人気。

  • アイズコール
    (株式会社アイズコール)

    クオリティの高いオペレーターが揃う

    月額11,500円の「電話秘書代行」サービスは、担当オペレーター全員が受付業務や秘書の経験があり、クオリティの高い電話応対が好評。顧客と内線の感覚で話せる応対後転送サービスなどをオプションとして追加できます。

  • ベルウェール
    (株式会社ベルウェール)

    電話代行からテレアポまで行う総合サービス企業

    大企業のコールセンターやリコールの緊急対応など規模が大きな業務委託から、中小企業の電話秘書サービスまでさまざまなサービスを用意。「カスタマーサポート・予約受付」のほか、マーケティングやテレアポまで行っています。

  • 中沢商会
    (中沢商会)

    中小企業やSOHOワーカーに便利なサービスが充実

    電話代行サービスだけではなく、電話番号貸しやレンタルオフィス、住所貸しなどのサービスを通して、これから起業を考えている人やSOHOワーカーのバックアップを行う企業です。

  • サンメック
    (株式会社サンメック)

    “1日だけの電話番”など独自の代行サービスが好評

    クライアントの業務内容把握を徹底し、最新の電話代行システムを採用することで、クライアントの社員のような対応を心がけているそう。「電話予約受付代行」、「1日だけの電話番」など、独自のサービスも提案しています。

  • テルシンク24
    (株式会社アクスイリュージョン)

    オリジナルの受電管理システムを構築

    24時間365日対応可能な電話代行会社。受電した内容はオリジナルの管理システムに登録され、利用者は案件ごとの対応内容のチェックやステータスで検索できるなど業務効率アップにもつながります。

  • アタックス
    (株式会社アタックス)

    小規模から大規模まで多様なコールセンターを提供

    創業時から提供しているコールセンター構築をはじめ、秘書代行、世論調査、さらには営業のテレアポ代行まで、多様なスタイルのサービスを提供しています。時間や曜日も相談可能。

  • etel
    (株式会社シスプロ)

    シンプルな料金プランで明朗会計

    基本プランは3種類。サービス内容はほぼ同じで、コール回数の違いやヒアリング(Q&A)項目の有無だけでプランが分かれる、シンプルな電話代行サービス。起業家にぴったりです。

  • テルリンク
    (株式会社テルリンク)

    低価格&フレキシブルなサービス内容が評判

    月額4,500円、休日の割増料金なしというリーズナブルなサービスが利用者から定評。1日だけスポットで利用するプランもあり、しかも当日申し込みでも対応可能とのこと。

電話代行を多く利用している業種一覧

電話代行・電話秘書サービス会社には、特定の業種に特化したプランを提供しているところがあります。その業界特有の専門用語に関する知識が必要であったり、受電後に対応業務が生じたりする業界など、業種別・代行会社のサービス内容を調べました。

  • 士業
    (弁護士・税理士・司法書士等)

    法律用語をはじめ、各業種で飛び交う専門用語について最低限の知識があるオペレーターが対応。緊急性の高い連絡のみを転送してくれるなど、電話秘書サービスがビジネスをサポートしてくれます。

  • ネットショップ・通販

    電話番号を貸与してもらえるほか、集中してかかってくる時間帯のサポートなど、取りこぼしを防ぐことも可能です。受電後、管理画面への入力業務やクレーム一次対応をしてくれる代行会社もあります。

  • 不動産事業

    空室状況の確認、物件詳細情報の説明、図面のFAX送信など、不動産会社の業務の一部をサポートしてくれます。入居者サポートに関する電話対応などをする代行会社もあります。

  • 外資系企業

    取引法人は日本が多いとはいえ、本社からの電話など英語でかかってくることもあるでしょう。代表電話でビジネス英語に精通しているオペレーターが対応してくれることで、業務効率アップにつながることも。

会社のイマから選ぶ電話代行プラン

電話代行や電話秘書サービスは、成長過程の企業にとって強い味方となってくれるサービスです。起業したての若い企業には、コール回数は少なくても費用は安く済むプランを。業績が上がってきたら、コール回数を増やしサービスの内容も充実させたプランを…といったように、会社の成長と共に歩んでいくのが電話代行サービスの姿と言えます。
そこで、会社の規模や業務に合わせたおすすめのプランをいくつかピックアップして紹介しています。

コール数が増えてきたので
対応の品質にこだわりたい

業績が上がってきたら、会社への入電も増えることが予想されますから、格安プランでは対応しきれない部分も出てきます。そこで、月額10,000~15,000円で月のコール数は100回以上、基本サービスが充実しているプランがピッタリです。
この価格帯のプランは、月額基本料に含まれているサービスが多くなって、オプションサービスの追加が必要なくなるので、格安プランを続けるよりも、費用対効果の高いプランが多いのです。電話応対の品質・サービスともに充実した、間違いない電話代行業者を厳選しました。

リーズナブルで高品質なプランを見る >

緊急の電話が多く
夜間や休日にもかかってくる

通信販売の受付や、電気・ガス・水道などインフラ系のメンテナンス会社など、24時間いつでも受電体制をとっておきたいところ。一方で、この対応を社員にまかせると人件費がかかります。
そのような方には、24時間いつでも対応してくれる電話代行会社に依頼してみてはいかがでしょうか。
夜間や休日にかかってくる電話は緊急性の高い内容が多いでしょうから、突発的なことにも柔軟に対応できる電話代行会社を選ぶのがポイント。自社の信頼度アップにもつながりますので、会社選びは慎重に行うようにしましょう。ここではマニュアルに沿った型通りの対応ではなく対応力に定評がある会社をピックアップしました。

24時間対応のプランを見る >

大規模なコールセンター
委託を考えている

多くの顧客を抱える販売店やメーカー、不動産管理会社などでは、常に顧客からの問い合わせに対応する必要があります。夜間や休日の対応で他社との差別化を少しでもしたいところですが、これを社員だけで行うのはかなりの負担です。
そこで、コールセンターやカスタマーセンターを、電話代行業者にそのまま委託できるプランがおすすめ。24時間365日の対応が可能ですし、現場へ急行するスタッフの手配などもお願いできる、保守プランもあります。コールセンター委託の実績があり、安心してまかせられる電話代行業者を紹介します。

大規模コールセンター向けのプランを見る >

海外からの電話
英語での対応が多い

企業の海外進出が著しい昨今。中小企業から大企業まで、規模に関係なく海外企業との取引や、海外への移転、事務所の開設などが多くなっています。 事業の拡大を狙って海外企業との取引を予定しているが、英語ができる社員が少ない…という場合は、電話対応を代行業者の英語対応プランにまかせてみては?
英会話スキルが一定以上あるオペレーターが対応してくれて、対応に安心感がありますし、電話対応にわずらわされる時間が少なくなります。英会話スキルを徹底的に教育している電話代行業者をピックアップしています。

海外からの問い合わせに対応プランを見る >

会社が大きくなるには必須!電話代行とは?

固定電話への入電にオペレーターが丁寧に対応!

留守中の事務所へ新規顧客が入電してきた場合、留守電で対応したり携帯へ転送する、といった方法があります。しかし、外出先では十分な対応ができないことも多いですし、留守電にメッセージを残してくれる新規客は少ないもの。そんな悩みを解決するために利用したいのが、電話代行や電話秘書サービス。
事務所の固定電話への入電を電話代行会社へ転送し、オペレーターに対応してもらい、簡単なヒアリングや担当者への連絡、転送などを行ってもらえます。

仕組みをもっと詳しく見る

電話受付代行を検討するなら見て欲しいチェックポイント

いろはを理解して、本当に必要な電話代行サービスをチョイス!

電話代行を依頼する前に知っておきたいチェックポイントをまとめました。電話代行サービスについてしっかり学んで、自社にとって本当に必要なサービスを見定めましょう。

point1電話代行会社の見極め方を知っておこう
電話代行会社はたくさんありますが、中には質の悪いサービスを提供し、かえって会社の評判を落としてしまうような電話応対の業者も…。選ぶ際にチェックすべきポイントや、プラン選択の注意点を学んで、自社に合った業者を選びましょう。
point2費用相場と料金体系をチェック
電話代行や電話秘書サービスを依頼するには、どのくらいの費用がかかるのか。アルバイトを雇うより安いだろうと高をくくっていると、オプション料金で高額になるなんてことも…。月のコール数ごと、対応時間ごとの相場や料金体系について説明します。
point3電話代行サービスを導入した企業の事例を見ておこう
電話代行業者と契約し、実際にサービスを利用している企業、個人事業主の体験談を、いくつかピックアップしました。経費削減だけでなく、電話代行業者の応対がきっかけで顧客満足度が上がり、業績が格段にアップしている企業も多いようです。

知って得する電話代行の基礎知識

導入前に電話代行について学んでおこう

電話代行の仕組みやメリット、費用相場や料金体系など、基礎知識を知っておくこで、自社にどんな電話代行会社が必要なのかがより明確になるので、しっかりと目を通しておきましょう

電話代行の仕組み
依頼主の事務所へかかってくる電話を代行業者へ自動的に転送し、代行業者のオペレーターが対応してくれるサービスのことを電話代行サービスと言います。サービスの内容は、事務所にかかってきた電話対応と、商品や求人の問い合わせ窓口の2つ。自社の特徴に合わせて2つのサービスを使い分けましょう。
どんな場面で必要なのか
「電話が多すぎて出られない!」「留守電対応にしているけどメッセージがない」など、ビジネスチャンスを逃していませんか?このほかにも、電話代行・電話秘書サービスは、さまざまな場面で活用されています。
導入メリット
しっかりと教育を受けたオペレーターが電話応対をしてくれることで、会社にとってメリットはたくさんあります。新規顧客を逃さない、時間の有効活用だけでなく、人件費の削減、中には会社のイメージアップにつながった事例もあるそうです。
申し込みから契約までの流れ
電話代行サービスを依頼するときの、一般的な流れを紹介します。ホームページなどからメールまたは電話で問い合わせ、プランの相談、審査や契約、業務開始までの注意点や、用意しなければならない書類なども解説しています。

会社に合った電話代行プラン

自分の会社にはどんな電話代行サービス、電話秘書サービスが合っているのか、現在使用しているサービスプランは高いのでは…と思っている方はいませんか?あなたの会社の現在の業務内容や月の入電数、電話代行業者に望むサービスなどをよく整理して、チャートテストで診断してみてください。
あなたの会社が望むサービスを提供してくれる電話代行業者や、現在の業務、規模にマッチするプランが適正価格で見つけられますよ。

会社にピッタリの電話代行プランを診断する!

電話代行業者は吟味して選ぼう

オフィスの人手不足をカバーしてくれるサービスのひとつが電話代行になります。電話代行業者のスタッフが自社のスタッフに代わり、電話の対応をしてくれます。電話代行を依頼することで、不在時や会議中、さらには営業時間外の電話取りこぼしをなくして顧客に十分な対応ができるようになります。

また、電話対応のやり方によって相手の受ける印象が左右されますので、スタッフの質が大きく影響します。電話代行業者もたくさんありますので、料金を含めて対応の質などもしっかりと見極めて適切な業者を選ぶようにしましょう。

電話代行業者選びを失敗した人の体験談1~料金がかかりすぎた~

仕事の都合でオフィスを不在にすることが増えて、電話対応が十分できなくなってしまったため電話代行サービスを依頼することにしました。新たに人を雇うよりも電話代行サービスを依頼したほうが料金がかからないはずだったのですが、電話代行導入後に数か月経ってから利用料金をチェックしてみるとかなりお金がかかっていることがわかったのです。

費用がかかっていた理由は必要なサービスを付加したこと。代行業者を探す時に費用重視で選んでしまったのですが、結局最低料金だけでは必要なサービスが含まれていなかったのです。そこでオプションとして必要なサービスを加算したところ、費用もそれだけ高くなってしまいました。後になってよく調べてみると、わが社が求めているサービスを基本プランで全て含んでおり、しかも費用も今よりも安い電話代業者もいくつかあったのです。電話代行業者を決めるときにサービス内容や価格をもっとしっかりと比較してから決めておけばよかったと反省しています。

電話代行業者選びを失敗した人の体験談2~電話応対が求めていたレベルではなかった~

電話代行業者で電話応対をするスタッフは、教育もきちんと受けているものだと思っていました。実際に私が電話代行業者について調べた時も自社で教育を行っていると謳っている業者が多かったのです。質の高い対応を期待して依頼した電話代行業者でしたが、期待が大きく外れてしまいました。私たちが求めている電話対応のレベルではなかったからです。わが社はサービス業であることから、他の企業よりも質の高い対応が求められますし、クレームを受けることも少なくありませんでした。そのため社員や電話対応スタッフには言葉遣いや対応など細かく注意するようにしてきました。

電話代行業者のスタッフは電話に出てはくれたのですが、簡単なクレームから何まで全て社員に回してくるようになったのです。こちらは仕事や会議を中断してお客様に対応しなくてはいけなくなってしまい、仕事の効率が大きく下がってしまったのです。さらには敬語の使い方がおかしいとか電話に対応したスタッフのクレームまでお客様から受けるようになり、余計な仕事が増えてしまったのです。これならわざわざ電話代行業者に依頼をしなくても、自分たちで電話対応したほうがよかったとさえ思いました。電話代行業者の教育制度や対応の質についてもっとよく調べてから決めるべきでした。

電話代行業者選びを失敗した人の体験談3~電話応対する人とコール数が合わず入電が減った~

わが社は仕事柄、営業時間内にお客様から多くの電話をいただきます。当社のスタッフだけでは取りこぼしが増えるようになってしまい、それがクレームになってしまったのです。そこで電話の取りこぼしを減らすために電話代行業者に依頼することにしました。業者への依頼時には、一日あたりに電話がかかってくる件数なども伝えておきました。しかし代行業者に依頼したにもかかわらず、電話がつながらないというクレームは減らないのです。電話をかけても対応してくれないので、お客様は長時間待つか、待ちきれず電話を切るようになったのです。そのような状態が長く続いた結果、電話がかかってくる件数自体が減ってしまいました。電話代行業者の担当者に連絡をとって聞いてみたところ、どうやらわが社の電話対応をしてくれる電話代行業者のスタッフの数が十分確保できなかったため、かかってきた電話に十分対応できなかったのだそうです。それなら早めに業者のほうからその旨を伝えてほしかったです。

電話代行の失敗を防ぐために

電話代行業者はたくさんありますが、適切な業者を選ばないと失敗する確率が高くなります。適切な業者を選ぶためにも業者の比較をしっかりと行うことが大切になります。

業者によって提供している基本サービスとオプションサービス、それぞれの価格と内容が異なるからです。まずは自分たちが電話代行業者に求めるサービスを明確にし、そのうえで電話代行業者を絞り込んでいきましょう。インターネットなどから業者の情報をある程度収集できますし、業者の担当者に連絡を取って詳しい内容を聞いてみます。

電話代行業者で失敗しないコツ1【基本料金だけでなく通話料などの課金も把握する】

電話代行業者を決めるときに料金を重要視する場合は、さまざまな角度からかかってくるトータルコストについて知る必要があるでしょう。電話代行業者に支払う費用をチェックするときに、基本サービスの価格だけを注意してチェックしがちですがそれ以外にも費用がかかることがあるからです。

たとえばある電話代行業者では基本サービスの費用は比較的お手頃でも、通話料が課金されるのです。この通話料の課金を見逃してしまうと、毎月の電話代行業者利用代金が高くなってしまうのです。また基本サービスだけでは十分ではなく、必要なサービスをオプションにて依頼すると、費用負担が大きくなることがあります。

電話代行業者を比較するときは、自分たちが必要としているサービスを全て含めて価格で比較することが大切ですし、基本料金以外にかかってくる費用などについてもよく調べておきましょう。費用の詳細は直接電話代行業者の担当者と話を聞いて、詳しい見積もりを出してもらうと確実です。

電話代行業者で失敗しないコツ2【無料のお試し期間で品質を確かめる】

電話代行業者に依頼するときは、初期費用や工事費用がかかることがありますので気軽に電話代行業者を依頼したり、変えたりするのが難しいのです。電話代行業者の中にはお試しサービスを提供しているところがありますので、利用してみましょう。お試しサービスを利用することで、得られるメリットは多々あります。

まずは本当に電話代行サービスが役立つのかを見極められます。電話代行サービスを依頼することで業務がどれだけ効率化できるか、経費削減効果があるかを調べられます。引き継ぎをスムーズにできるのもメリットです。今まで自社スタッフで行っていた電話対応の仕事を、いきなり電話代行業者が完璧に引き継ぐのは難しいのが現状です。

無料お試し期間のうちに引き継ぎを十分行うことで、その後の電話応対がスムーズにできるようになります。その間は料金も発生していませんので、依頼主の企業としても電話代行業者に支払う費用をムダにしたとは考えなくなります。また電話代行業者のスタッフについても、電話対応の質をチェックする良い機会になります。

なかには期待していた対応レベルではなかったという意見も聞かれますので、お試し期間中にじっくりと対応レベルについてもチェックできます。

電話代行業者で失敗しないコツ3【入電数を把握してピッタリのプランがあるところを選ぶ】

電話代行業者を依頼するときには、プランの適正についてしっかりと調べてから申し込みすることも大切です。基本プランだけでは求めるサービスやニーズを十分満たすとは限らないからです。基本プランで重視したい点のひとつがコール回数です。たとえば基本プランに含まれているコール回数は、電話代行スタッフの対応できる数になります。

しかしそれよりも数が多くなるようなことが出てくると、電話に対応しきれず取りこぼしが出てきてしまったり、電話一件につき超過料金がかかるようになってしまったりするのです。そのような事態を防ぐためにも最初から適切なプランを申込みしておくことが大切です。自分たちがどのプランで申込みしたらいいのか判断に迷うときは、電話代行業者のスタッフに相談してみましょう。

スタッフが自社のプランの中から最適なプランを提案してくれるはずです。電話代行業者を比較するときも、自分たちのニーズを満たずプランとその価格で比較することが大切です。

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