電話代行・電話秘書サービスフル活用ガイド

あなたの会社の発展サポート!電話代行の選び方を紹介

【こだわり別】おすすめ電話代行・電話秘書サービス会社

電話代行が必要になる状況は会社ごとに異なるもの。提供できるサービスや、対応の品質と価格のバランスなど、電話代行会社にもそれぞれの特徴があるので、自社にぴったりの会社を探したいですね。そこで、こだわり別におすすめの会社をピックアップしてご紹介します。
ここで紹介する会社はすべて無料お試し期間がある会社ですので、お気軽に頼めるので安心ですよ。

高品質かつリーズナブル
電話代行会社をお探しの方は

CUBE電話代行サービス

満足できなかったら全額返金

基本的な電話応対はもちろん、携帯電話への転送、対応内容の即時連絡、さらにクレーム一次対応など、他社ならオプション対応のサービスも基本料金内で提供。サービスの品質に絶対の自信があり、1ヶ月の使用で満足できなかったら全額返金を保証しています。

CUBE電話代行サービス公式HP

【CUBE電話代行サービスが選ばれる理由】

1.高品質な応対

CUBE電話代行サービスでは、独自のオペレーションシステム(CTIシステム)を使用していて、電話が鳴ったら同時にクライアント様の会社概要、過去の対応履歴が表示されるようになっています。

多種多様な応対や伝言報告ができるシステムなので、クライアント様との対応もスムーズにできる環境づくりを徹底しています。

また、従来のように応対のみに力を入れるのではなく、コスト削減に加え、1本の電話に十分な時間をあてることができるのです。

2.オペレーター全員が自社スタッフ

CUBE電話代行サービスでは、責任感のある対応と品質を向上させるために、オペレーターは自社スタッフが行っています。

社内教育はもちろん、外部セミナーへの参加も積極的に取り組むことによって、応対品質の向上や社員一人ひとりのモチベーション維持に繋げています。

3.固定金額内での幅広いサービス内容

高品質な対応とオペレーターの徹底した教育を維持することによって、固定料金で提供できるサービスを実現できていると考えられます。

CUBE電話代行サービスでは、自身のあるサービスを提供できる自信を持っていますので、「サービス保証制度」という、満足してもらえなかった場合の全額返金・月額使用料の全額返金するシステムを設けているのです。

口コミ個人事業主
新規案件の取りこぼしが減りました 電話の内容に応じて、私の携帯電話に転送してもらったりオペレーターで対処してもらったりと、こちらの要望に沿ってフレキシブルに対応してくれるので、とても助かります。
口コミ人材派遣業
業務効率化につながりました 以前は事務所の電話が鳴りっぱなしで、少人数のスタッフでさばくのに苦労していました。CUBE電話代行サービスでは、一旦オペレーターが対応して各担当者につないでくれるので、業務効率が飛躍的にアップしました。
口コミ広告代理店
必要な時にいつでも安心して依頼できます 以前使用していた電話代行サービスは料金が安かったので、サービス内容を確認せず依頼したので「失敗」しました。今度は料金だけではなくサービス内容も確認して決めさせてもらいました。特に、応対転送は外出時の緊急として重宝させてもらっています。CUBE様に依頼をして本当に良かったです。
口コミネットショップ運営
低価格なのに高品質のサービスがうけられる 派遣社員に電話対応を任せようと思っていたのですが、電話代行サービスを利用した方が費用がかからないことを知りました。プロのオペレーターに対応してもらっているので、予想以上の丁寧さに驚いています。逆に、言葉遣いの見本とさせてもらっています。
会社名 株式会社大阪エル・シー・センター
所在地 大阪府大阪市北区梅田1-11-4-1100 大阪駅前第四ビル11階

CUBE電話代行の公式HPへ

24時間いつでも対応可能
電話代行会社をお探しの方は

電話代行サービス

夜間や休日のみの対応も可

社名の通り、電話代行・電話秘書サービスをメインで提供している会社です。24時間365日対応のほか、夜間や休日のみ利用したいといった時間帯や曜日の設定も可能。また、サービスプランのバリエーションが豊富なのも、こちらの特徴です。

電話代行サービス公式HP

【電話代行サービスが選ばれる理由】

1.業界初のオーダーメイド型

電話代行サービスでは、「電話応対方法」「連絡報告方法」「各種システムの使用方法」といった業務システムを全てカスタマイズできるようにしています。

お客様が利用しやすいようにすることで、経営方針やポリシーが異なる各業種に高品質のサービスが提供できるのです。

2.専門オペレーターによる対応力

オペレーター一人ひとりが技術、心構え、知識の3つを高いレベルで維持できるように「電話代行サービス独自の品質維持、改善、向上プログラム」を運用しています。

指導するトレーナーやスーパーバイザーの指導はもちろん、オペレーターのスキルアップのための社外研修なども積極的に取り入れています。

3.無駄のない料金システム

電話代行サービスでは、分かりやすく、無駄のない料金を心がけています。

電話受付の希望する曜日・時間、利用頻度、その他要望にも対応できる最適な料金プランを提案してもらえます。

口コミイベント
企画
新規案件の取りこぼしが減りました 電話代行サービスを利用するようになってから、安心感がアップしたと思います。スタッフの欠勤連絡などもすぐに受けられますし、新規案件の取りこぼしも少なくなりました。
口コミ不動産業
人件費削減を実現しました 物件の空室状況や物件に関する説明、内覧申し込みなどもオペレーターの方がすべて対応してくれるようになりました。社員の稼働率も下がり人件費削減にもつながっています。
口コミ税理士
業務に集中することができる 社員のほとんどが現場や打ち合わせで外出していることが多いので、事務所にかかってくる電話対応をすることが難しかった時期がありました。電話代行を利用するようになってからは、電話対応に追われることもなく業務にも集中できるようにもなりました。
口コミ不動産業
土日に出勤する必要がなくなった 土日に空室確認などの問い合わせが殺到するので、常に職員が対応している状態でした。しかし、休日手当を考えると結構な出費となるので、電話代行を利用するようにしています。顧客の質問にも丁寧に対応してくれているので、本当に助かっています。
会社名 電話代行サービス株式会社
所在地 大阪府大阪市淀川区西中島4-6-24大拓ビル9号館

電話代行の公式HPへ

コールセンター委託ができる
電話代行会社をお探しの方は

コールセンター電話代行システム24

データの閲覧がいつでも可能

夜間や休日でも利用でき、コールセンターやサポートセンターなどをリーズナブルに構築できます。受電した内容は専用のシステムですべて管理。利用者は、そのデータを自分のパソコンやスマートフォンでいつでも閲覧可能です。

コールセンター電話代行システム24

【コールセンター電話代行システム24が選ばれる理由】

1.コスト削減かつ高品質の電話代行サービスを提供

一般的な電話代行サービスはもちろん、クライアント様のニーズ(オフィスが不在になりがち、定休日でも電話は繋がるようにしたい、など)に対応できるように、格安のプランを提供しています。

2.専門のオペレーターによる高い電話応対能力の活用

商談中や外出中でも本来の仕事に専念できるように、代理で丁寧な電話対応を行っていますので、顧客はもちろん、取引先へのイメージアップにも大いに役立ちます。

3.電話対応内容が共有できる環境を整えている

電話の応対内容を好きな時にいつでも確認できるように、随時メール報告や最新のWEB管理画面から内容を検索、閲覧することができます。

口コミ小売店業
必要な電話のみ転送してもらえる 少人数のお店なので、来客中も電話対応が必要になることもあって、それが課題でした。電話代行サービスを利用するようになってからは、必要な電話のみ転送してもらっているので業務効率も高くなったと思います。
口コミ商社
社員の意識改革にも貢献しました かかってくる電話に3コールで出られない場合、電話代行システム24へ自動的に転送するしくみを取っています。「早く出ないと」という社員の意識改革にもつながりました。
口コミ小売店業
業務の効率や成約率の向上にも繋がっています 従業員が少ないので、接客中に電話が鳴っても対応することができず、非常に効率が悪くて悩んでいました。電話代行サービスを依頼してからは、電話が鳴ることもなく、接客にも集中できるようになりました。おかげで、効率や成約率もアップすることができました。
口コミ中堅商社
社員の電話対応にも良い影響がありました 3コールで電話にでる会社のルールがあるのですが、誰も電話にでられないほど忙しくなる時期には、電話代行サービスを利用させてもらっています。電話の取りこぼしも減り、スタッフも早く電話に出るように意識づくようになりました。
会社名 合同会社ジェネミー
所在地 兵庫県神戸市東灘区深江本町1-7-23

コールセンター電話代行システム24の公式HPへ

英語での問い合わせに対応可能な
電話代行会社をお探しの方は

CUBE電話代行サービス

高い英語力で対応

入社時から高い英語能力を持ったスタッフを採用し、さらに社内でビジネス英会話の研修を受けているので会社の受付としてふさわしい対応が可能。受電内容の即時メール連絡など必要なサービスも含まれて月額10,000円から始められるのでリーズナブル。

CUBE電話代行サービス公式HP

【CUBE電話代行サービスが選ばれる理由】

1.英語対応への取り組みを強化

海外に向けてのビジネスが発展していくにつれ、多くの企業では英語力が必要不可欠です。

既に海外との取引を行っている企業だけではなく、これから海外進出を行う企業のビジネスサポートが行えるように、対応の向上に力を入れているのが「CUBE電話代行サービス」です。

表現により丁寧さを加え、ビジネス英語で電話を応対できるように徹底しています。

2.漏れのない電話対応

英語で受電を行う場合、主に社名・お名前・ご連絡先・簡単なご用件を確認して報告するような体制を整えています。

確認項目は、クライアント様の要望に合わせて変更することも可能です。

話の内容はポイントを抑えながら確認をしていますので、どんな内容だったのかをすぐに確認できるようにしています。

口コミ製造
メーカー
作業効率がアップしました 社内で英語で対応できるスタッフが少ないので大変助かっています。簡単な用件を聞き取ってメール連絡してもらい、その内容を海外担当が確認して対応する、といったフローで作業効率もアップできています。
口コミ外資系
メーカー
海外からの電話が多いので助かる 本社が海外にあり、国内で少人数で運営をしています。海外の支店スタッフからの電話が多いため、全員外出してしまった際の電話応対に重宝しています。
口コミ個人事業主
必要な電話にだけ対応できる 簡単な電話対応は電話代行サービスにお願いをして、具体的な説明を聞きたい顧客からの問い合わせは転送してもらうようにしています。こちらの要望に合ったサービスをしてくれるので、非常に助かっています。
口コミ人材派遣
電話対応に追われる必要がなくなりました クライアントから月200回以上の電話がかかってくるので、その対応をCUBEさんに依頼しています。そこから各担当社員に繋げてもらっているので、業務成績がアップしました。同時に対応も早くなったので、おかげさまでクライアントからの評価も順調に伸びています。
会社名 株式会社大阪エル・シー・センター
所在地 大阪府大阪市北区梅田1-11-4-1100 大阪駅前第四ビル11階

CUBE電話代行サービス

どの会社を選ぶべき?
電話代行サービス徹底比較

電話代行サービスを提供している会社は、マンションの一室にあるような小さな会社から、大企業や官公庁のコールセンターを委託するような大規模の会社まで千差万別。 各社のサービスも様々。電話代行業者といえど、業務内容によって得手、不得手もありますから、自分の求めるサービスを確実に提供してもらえるか、精査して選びましょう。

  • MKサービス
    (株式会社ケイズプランニング)

    月額2,900円の格安プランが最大の魅力

    月20コールまでの「スモールプラン」なら、月額2,900円とリーズナブル。基本サービスは最小限なので、オプション追加で対応。10日間の無料お試し期間もあります。

  • シンフォネット
    (株式会社シンフォネット)

    少ないコール数からでもパックのある、初心者向けサービス

    月額4,000円の「おてがる10プラン」から用意。5,000円以下の格安プランが充実しています。対応する固定電話は2カ所まで設定できますし、メール連絡先は何件でも登録可能です。

  • 電話代行サービスe秘書
    (株式会社ベルシステム24)

    対応時間によって細かくプラン設定可能

    企業のコールセンターやカスタマーセンターの構築、委託を行っています。「スタンダードコース」は月額10,000円からですが、オペレーターの対応時間によって費用も異なります。

  • 渋谷オフィス
    (株式会社ジョヴィアル)

    入電数が多い方におすすめ

    月額9,720円の「エントリープラン」でも月のコール数が100件と充実しているので、固定電話への入電数が多い中小企業にピッタリ。ほかに「ベーシックプラン」や「プレミアムプラン」もあります。

  • オフィス24
    (株式会社オフィス24)

    時間帯指定すれば安価に利用可能

    通常の営業時間内に対応する「スタンダードプラン」のほか、朝9時〜12時までの「朝プラン」、12時〜15時までの「昼プラン」など、時間を限定したプランも用意しています。「朝プラン」は月額6,000円と格安です。

  • アフターコールナビ
    (アフターコールナビ株式会社)

    保守連動プランなど24時間対応もおまかせ

    基本料金にコール料金をプラスする独自の料金プランが特徴。基本料金3,000円+コール料金4,500円で、月額7,500円からとなります。現場へ急行するスタッフの手配までを行う「保守連動プラン」などもあります。

  • セントラル・アイ
    (セントラル・アイ株式会社)

    官公庁から中小企業までコールセンター業務が得意

    官公庁などの電話交換業務、大企業のコールセンター委託などを行っている、比較的規模の大きな代行会社です。通販の受注やカスタマーサポートを行うプラン、24時間体制が必要な葬儀会社の電話代行プランなどもあります。

  • ビジネスアシスト
    (株式会社ビジネスアシスト)

    秘書スキルで丁寧な応対が売りの電話秘書サービス

    電話秘書サービスは、秘書スキルを身に着けたオペレーターの丁寧な電話応対が好評。月額10,000円の「エコノミー」から、上級秘書がオペレーターを担当する、月額30,000円の「エグゼクティブ」コースまであります。

  • 秘書センター
    (秘書センター株式会社)

    24時間対応プランでも比較的リーズナブル

    月額7,500円からと格安で、24時間対応プランでも月額37,500円から利用可能。24時間対応を活かした月額40,000円からの「受注代行サービス」も人気。

  • アイズコール
    (株式会社アイズコール)

    クオリティの高いオペレーターが揃う

    月額11,500円の「電話秘書代行」サービスは、担当オペレーター全員が受付業務や秘書の経験があり、クオリティの高い電話応対が好評。顧客と内線の感覚で話せる応対後転送サービスなどをオプションとして追加できます。

  • ベルウェール
    (株式会社ベルウェール)

    電話代行からテレアポまで行う総合サービス企業

    大企業のコールセンターやリコールの緊急対応など規模が大きな業務委託から、中小企業の電話秘書サービスまでさまざまなサービスを用意。「カスタマーサポート・予約受付」のほか、マーケティングやテレアポまで行っています。

  • 中沢商会
    (中沢商会)

    中小企業やSOHOワーカーに便利なサービスが充実

    電話代行サービスだけではなく、電話番号貸しやレンタルオフィス、住所貸しなどのサービスを通して、これから起業を考えている人やSOHOワーカーのバックアップを行う企業です。

  • サンメック
    (株式会社サンメック)

    “1日だけの電話番”など独自の代行サービスが好評

    クライアントの業務内容把握を徹底し、最新の電話代行システムを採用することで、クライアントの社員のような対応を心がけているそう。「電話予約受付代行」、「1日だけの電話番」など、独自のサービスも提案しています。

  • テルシンク24
    (株式会社アクスイリュージョン)

    オリジナルの受電管理システムを構築

    24時間365日対応可能な電話代行会社。受電した内容はオリジナルの管理システムに登録され、利用者は案件ごとの対応内容のチェックやステータスで検索できるなど業務効率アップにもつながります。

  • アタックス
    (株式会社アタックス)

    小規模から大規模まで多様なコールセンターを提供

    創業時から提供しているコールセンター構築をはじめ、秘書代行、世論調査、さらには営業のテレアポ代行まで、多様なスタイルのサービスを提供しています。時間や曜日も相談可能。

  • etel
    (株式会社シスプロ)

    シンプルな料金プランで明朗会計

    基本プランは3種類。サービス内容はほぼ同じで、コール回数の違いやヒアリング(Q&A)項目の有無だけでプランが分かれる、シンプルな電話代行サービス。起業家にぴったりです。

  • テルリンク
    (株式会社テルリンク)

    低価格&フレキシブルなサービス内容が評判

    月額4,500円、休日の割増料金なしというリーズナブルなサービスが利用者から定評。1日だけスポットで利用するプランもあり、しかも当日申し込みでも対応可能とのこと。

電話代行を多く利用している業種一覧

電話代行・電話秘書サービス会社には、特定の業種に特化したプランを提供しているところがあります。その業界特有の専門用語に関する知識が必要であったり、受電後に対応業務が生じたりする業界など、業種別・代行会社のサービス内容を調べました。

  • 士業
    (弁護士・税理士・司法書士等)

    法律用語をはじめ、各業種で飛び交う専門用語について最低限の知識があるオペレーターが対応。緊急性の高い連絡のみを転送してくれるなど、電話秘書サービスがビジネスをサポートしてくれます。

  • ネットショップ・通販

    電話番号を貸与してもらえるほか、集中してかかってくる時間帯のサポートなど、取りこぼしを防ぐことも可能です。受電後、管理画面への入力業務やクレーム一次対応をしてくれる代行会社もあります。

  • 不動産事業

    空室状況の確認、物件詳細情報の説明、図面のFAX送信など、不動産会社の業務の一部をサポートしてくれます。入居者サポートに関する電話対応などをする代行会社もあります。

  • 外資系企業

    取引法人は日本が多いとはいえ、本社からの電話など英語でかかってくることもあるでしょう。代表電話でビジネス英語に精通しているオペレーターが対応してくれることで、業務効率アップにつながることも。

水道修理業者

電話代行サービスは、様々な場所で使われています。水道修理業者の中にも、電話対応を外部の業者に任せるところが増えてきています。水道修理は地域密着型の仕事なので、そもそも会社の規模が小さいケースが多いのです。電話対応を任せるスタッフを用意するのは難しいということで、このサービスが使われ始めています。最近は通話を携帯電話に転送してくれるサービスも一般的になってきました。現場に出ている技術者の携帯に通話を転送すると、詳しい話もその場で聞くことができます。

求人受付

会社の規模が大きくなると、求人受付の電話対応をするだけでも一苦労です。大手外食チェーンなら、毎日大量のアルバイト希望の電話がかかってきます。これらの電話に対応をするだけにスタッフを雇うのは、コストパフォーマンスの面で課題があります。そのため、電話代行業者がよく利用されているわけです。代行サービスを使えば、最小限のコストで高い応答率を実現させることができます。求人受付の電話対応では難しいことも求められにくいです。その意味では、代行サービスとの相性も抜群です。

クレーム対応

自社の社員にクレーム対応をさせると、精神的な負担が大きくなってしまいます。仕事が嫌になり、離職率が高まる結果になることも十分考えられます。そのため、クレーム対応だけは電話代行業者に依頼をしているという会社が多いです。電話代行業者なら、厳しいクレームに対しても動じることはありません。冷静沈着に対応をしてくれるため、対応の悪さが問題になることも少ないです。社員の肉体的・精神的な健康も守りやすくなるので、まさに一石二鳥です。

宿泊施設

宿泊施設にも、多くの電話がかかってきます。予約の受付だけに時間を取られて、他の仕事ができなくなることは多々あります。電話代行サービスを使えば、そうした問題はすべて解消します。予約の受付だけなら、画一的な対応でもあまり問題は出ません。施設の情報等も伝えておけば、業者の側で利用者からの様々な質問に答えてくれます。宿泊施設の場合、部屋数が限られているため、コール数が膨大になることも少ないです。電話代行サービスとの相性はいいので、今後も利用は広がっていくはずです。

保険代理店

保険代理店も、電話代行サービスとの相性が抜群です。なぜなら保険業界では、電話対応の質で会社のレベルを判断されることが多いからです。電話での対応を少しでも間違えてしまうと、他の会社に顧客を奪われてしまう結果になりかねません。電話代行業者には、経験豊富なオペレーターが揃っています。言葉遣いや対応を間違えることがほとんどなく、電話をかけてきてくれた顧客を逃してしまうことも少なくなります。一人でも多くの契約を勝ち取る武器として、電話代行サービスを使う保険代理店は多いです。

コンサルティング業者

電話代行サービスは、様々な用途のために使えます。受付に使うこともできますが、積極的に営業をかけたいときにも便利に使えます。そのせいか、最近ではコンサルティング業者にもよく使われ始めています。コンサルティング業者は、小規模なところが多いからです。個人で業務を行っている人も少なくはありません。そうした人たちには、電話代行業者が営業マンの代わりとなるわけです。自分が仕事をしている間に仕事を取ってきてくれれば、少人数でも高い売上を実現することができます。

WEB制作業者

WEB制作業者にとっても、電話代行サービスは非常に便利な存在です。ホームページ制作の仕事を請け負うだけなら、立派なオフィスというものが必要ないからです。電話代行会社を窓口にすれば、わざわざ高い賃料を支払ってオフィスを用意しなくてもよくなります。自宅をオフィス代わりに使って利益率を高めていくことができる点に魅力があります。WEB制作業者に限らず、IT関連の小規模な事業との相性は抜群です。SOHOを始めるときにも、心強い味方となってくれることでしょう。

電話代行業者によくあるオプションサービス

電話代行会社のサービスは、基本的にコース形式やパック形式でひとまとめにされていることが多いです。多くの人が使うであろう標準的なサービスなら、別途申し込みをする必要もありません。

ですが、最近はそうしたコースやパックに含まれていない特殊なサービスも増加傾向にあります。多様化するニーズに合わせて、特徴的なサービスを業者が追加し続けていることが背景にはあります。

こうしたサービスは一般の利用者には不要なもので、コースやパックに入っていることは稀です。使いたいなら、別途オプションで必要なものを選んでいくしかありません。

オプションサービスには具体的にどんなものがあるのか、一通り確認をしておくといいでしょう。意外にも便利なサービスが多いので、人によってはオプション目当てで電話代行サービスを使いたくなることもあるはずです。

最も多いのは、時間外対応をしてくれるオプションサービスでしょう。平日の18時でサービスはストップさせる業者が多いのですが、時間外対応のオプションを付けておけば、24時間365日の対応をお願いできます。休日や深夜に電話がかかってきても問題なくなるので、これは使いたいという人が多いです。ただ、最近はオプションなしで24時間365日対応を謳う業者も出てきてはいます。どちらがいいかは、料金を見比べてみなければ分かりません。オプションを追加した方が安くなる可能性はありますから、デフォルトで24時間365日対応をしているからといって飛びつくのは間違いです。

さらに最近は、海外の顧客に対応ができるからか、英語で電話対応をしてくれるオプションも人気です。英語対応が可能になると、ビジネスの可能性は飛躍的にアップします。世界を相手にビジネスをしているなら、多少値段が高くても申し込みをする価値はあります。

他にも、一日の通話内容を詳しく報告してくれるオプションなどもあり、人気を博しています。電話番号の貸し出しサービスも人気が高いです。

バーチャルオフィスの導入事例

バーチャルオフィスというのは、実際にオフィスビルの一室を借りるのではなく、住所や電話番号のみを借りて、それを仕事用に使うスタイルのことを言います。

導入事例で多いのは、個人事業主の方や小規模事業者の方が、コスト削減のために使うケースです。一般的なオフィスはもちろん、レンタルオフィスやレンタルデスクサービスよりも安価で、資金がほとんどなくても問題がないからでしょう。安いところなら、月々数千円の出費で借りることができます。SOHOスタイルにも最適で、利用者数は増加傾向にあります。

バーチャルオフィスを借りて、作業は自宅のパソコンで行うという人が最近は増えてきています。IT関連の職種なら、パソコンが一台あればそれで仕事は済ませられます。ですが、自宅を会社の住所にするのには抵抗がある人も多いです。バーチャルオフィスなら、東京の一等地の住所を会社の住所として使うことができます。自宅住所を名刺に記載するよりも信用度がアップしますし、契約も取りやすくなることでしょう。安全度も増します。ホームページの制作はもちろん、プログラマーやCGアーティスト、さらにはブロガーやライターまで、バーチャルオフィスと相性のいい職種は多いです。

ベンチャー企業が事務所を構えるまでの繋ぎとして使う事例も多数報告されています。企業は立ち上げてからの数年間が勝負だと言われています。毎年数多くの企業が新しく生まれていますが、一年も生き残れずに潰れていくところがほとんどです。最も危険な時期に事務所を借りてしまうと、失敗したときの金銭的な負担が大きくなります。バーチャルオフィスを使って、そのリスクを低減しようという動きが広まりつつあるのです。通常のオフィスと違って契約を終了させやすい点にも魅力があると言われています。

電話はもちろん、郵便物まで転送してもらえるということで、その機能に不満を持つ人は少ないです。中には法人登記まで可能なバーチャルオフィスがあり、人気を博しています。

会社のイマから選ぶ電話代行プラン

電話代行や電話秘書サービスは、成長過程の企業にとって強い味方となってくれるサービスです。起業したての若い企業には、コール回数は少なくても費用は安く済むプランを。業績が上がってきたら、コール回数を増やしサービスの内容も充実させたプランを…といったように、会社の成長と共に歩んでいくのが電話代行サービスの姿と言えます。
そこで、会社の規模や業務に合わせたおすすめのプランをいくつかピックアップして紹介しています。

コール数が増えてきたので
対応の品質にこだわりたい

業績が上がってきたら、会社への入電も増えることが予想されますから、格安プランでは対応しきれない部分も出てきます。そこで、月額10,000~15,000円で月のコール数は100回以上、基本サービスが充実しているプランがピッタリです。
この価格帯のプランは、月額基本料に含まれているサービスが多くなって、オプションサービスの追加が必要なくなるので、格安プランを続けるよりも、費用対効果の高いプランが多いのです。電話応対の品質・サービスともに充実した、間違いない電話代行業者を厳選しました。

リーズナブルで高品質なプランを見る >

緊急の電話が多く
夜間や休日にもかかってくる

通信販売の受付や、電気・ガス・水道などインフラ系のメンテナンス会社など、24時間いつでも受電体制をとっておきたいところ。一方で、この対応を社員にまかせると人件費がかかります。
そのような方には、24時間いつでも対応してくれる電話代行会社に依頼してみてはいかがでしょうか。
夜間や休日にかかってくる電話は緊急性の高い内容が多いでしょうから、突発的なことにも柔軟に対応できる電話代行会社を選ぶのがポイント。自社の信頼度アップにもつながりますので、会社選びは慎重に行うようにしましょう。ここではマニュアルに沿った型通りの対応ではなく対応力に定評がある会社をピックアップしました。

24時間対応のプランを見る >

大規模なコールセンター
委託を考えている

多くの顧客を抱える販売店やメーカー、不動産管理会社などでは、常に顧客からの問い合わせに対応する必要があります。夜間や休日の対応で他社との差別化を少しでもしたいところですが、これを社員だけで行うのはかなりの負担です。
そこで、コールセンターやカスタマーセンターを、電話代行業者にそのまま委託できるプランがおすすめ。24時間365日の対応が可能ですし、現場へ急行するスタッフの手配などもお願いできる、保守プランもあります。コールセンター委託の実績があり、安心してまかせられる電話代行業者を紹介します。

大規模コールセンター向けのプランを見る >

海外からの電話
英語での対応が多い

企業の海外進出が著しい昨今。中小企業から大企業まで、規模に関係なく海外企業との取引や、海外への移転、事務所の開設などが多くなっています。 事業の拡大を狙って海外企業との取引を予定しているが、英語ができる社員が少ない…という場合は、電話対応を代行業者の英語対応プランにまかせてみては?
英会話スキルが一定以上あるオペレーターが対応してくれて、対応に安心感がありますし、電話対応にわずらわされる時間が少なくなります。英会話スキルを徹底的に教育している電話代行業者をピックアップしています。

海外からの問い合わせに対応プランを見る >

会社が大きくなるには必須!電話代行とは?

固定電話への入電にオペレーターが丁寧に対応!

留守中の事務所へ新規顧客が入電してきた場合、留守電で対応したり携帯へ転送する、といった方法があります。しかし、外出先では十分な対応ができないことも多いですし、留守電にメッセージを残してくれる新規客は少ないもの。そんな悩みを解決するために利用したいのが、電話代行や電話秘書サービス。
事務所の固定電話への入電を電話代行会社へ転送し、オペレーターに対応してもらい、簡単なヒアリングや担当者への連絡、転送などを行ってもらえます。

仕組みをもっと詳しく見る

電話受付代行を検討するなら見て欲しいチェックポイント

いろはを理解して、本当に必要な電話代行サービスをチョイス!

電話代行を依頼する前に知っておきたいチェックポイントをまとめました。電話代行サービスについてしっかり学んで、自社にとって本当に必要なサービスを見定めましょう。

point1電話代行会社の見極め方を知っておこう
電話代行会社はたくさんありますが、中には質の悪いサービスを提供し、かえって会社の評判を落としてしまうような電話応対の業者も…。選ぶ際にチェックすべきポイントや、プラン選択の注意点を学んで、自社に合った業者を選びましょう。
point2費用相場と料金体系をチェック
電話代行や電話秘書サービスを依頼するには、どのくらいの費用がかかるのか。アルバイトを雇うより安いだろうと高をくくっていると、オプション料金で高額になるなんてことも…。月のコール数ごと、対応時間ごとの相場や料金体系について説明します。
point3電話代行サービスを導入した企業の事例を見ておこう
電話代行業者と契約し、実際にサービスを利用している企業、個人事業主の体験談を、いくつかピックアップしました。経費削減だけでなく、電話代行業者の応対がきっかけで顧客満足度が上がり、業績が格段にアップしている企業も多いようです。

知って得する電話代行の基礎知識

導入前に電話代行について学んでおこう

電話代行の仕組みやメリット、費用相場や料金体系など、基礎知識を知っておくこで、自社にどんな電話代行会社が必要なのかがより明確になるので、しっかりと目を通しておきましょう

電話代行の仕組み
依頼主の事務所へかかってくる電話を代行業者へ自動的に転送し、代行業者のオペレーターが対応してくれるサービスのことを電話代行サービスと言います。サービスの内容は、事務所にかかってきた電話対応と、商品や求人の問い合わせ窓口の2つ。自社の特徴に合わせて2つのサービスを使い分けましょう。
どんな場面で必要なのか
「電話が多すぎて出られない!」「留守電対応にしているけどメッセージがない」など、ビジネスチャンスを逃していませんか?このほかにも、電話代行・電話秘書サービスは、さまざまな場面で活用されています。
導入メリット
しっかりと教育を受けたオペレーターが電話応対をしてくれることで、会社にとってメリットはたくさんあります。新規顧客を逃さない、時間の有効活用だけでなく、人件費の削減、中には会社のイメージアップにつながった事例もあるそうです。
申し込みから契約までの流れ
電話代行サービスを依頼するときの、一般的な流れを紹介します。ホームページなどからメールまたは電話で問い合わせ、プランの相談、審査や契約、業務開始までの注意点や、用意しなければならない書類なども解説しています。

夜間休日代行を取り入れてチャンスを広げる

仕事の依頼は、いつ来るか分かりません。急な依頼なら休日に舞い込んでくることも考えられます。また、海外と取引をしている場合なら、深夜に仕事の依頼が入る可能性も高いです。電話を取ることができなかったせいで、ライバル会社に仕事を奪われてしまうという可能性もゼロではありません。

夜間でも休日でも、仕事関係の電話は常に受け取れるようにしておくのが理想的です。しかし、大きな会社でもない限りは、自社社員のみで24時間365日電話対応をすることは難しいでしょう。個人事業主ともなると、なおさら難しいはずです。

そんなときには、電話代行サービスが役に立ちます。電話代行サービスというのは、その名の通り、業者のスタッフが自分に代わって電話を受けてくれるサービスのことを指します。このサービスを使えば、夜間でも休日でも、常に仕事の依頼を受けられるようになって便利です。舞い込んでくるビジネスチャンスを一つも無駄にすることがなくなり、業績アップが実現します。

しかも、ただ単に便利というだけではなく、電話対応のスタッフを雇わなくてもいい分、人件費の抑制にも繋がります。経営のスリム化や効率化を進めていく際にも無視はできない存在です。

ちなみに、業者によっては対応の仕方を細かく変更してくれる場合もあり、どんな業界で働いていても使い勝手が悪くなることはありません。最近は英語での対応が可能な業者も増えてきました。ビジネスの世界では、ますます注目度が上がってきています。

電話代行は選び方のポイントがある

電話代行サービスの重要性が認識され始めたせいか、日本にも数多くの電話代行業者が生まれてきています。大小様々な業者が、それぞれタイプの違うサービスを展開していますが、選び方にはポイントがあります。

まず、応答率が高いかどうかは非常に重要なポイントなので覚えておきましょう。特にコールセンター業務を依頼する際には、最重要事項になると言っても過言ではありません。応答率が悪いと顧客をイライラさせてしまうだけで、会社にとっては何の得にもならないからです。

スタッフの対応力に関しても、業者によってかなり差があります。社員教育をしっかりと行っている会社なら、言葉遣いも丁寧ですし、ビジネスマナーも熟知しているので相手に失礼になるようなことはしません。

逆に、ほとんどがアルバイトのスタッフだという電話代行業者も存在しています。そうした業者を使えば、対応の最中に相手を怒らせてしまうことも出てきます。選ぶ際には、そのあたりのことまで考えておきたいです。

重要なポイントを把握しておけば、いくら業者の数が多くなっても選ぶのに苦労はありません。自社の活動に必要で、優先すべきポイントは何か、事前に考えてから選ぶようにしましょう。

1、応答率の高さ

かかってきた電話をどれだけ受け取ることができたかを示す数字があります。業界では「応答率」と言っていますが、最近はこの応答率の高い低いで、いい業者かどうかが判断されるケースが多くなっています。特にコールセンター業務を依頼する際には、応答率の高さは最優先事項となります。

サポートを受けようと窓口に電話をしてみたものの、一向に繋がらずイライラした経験は多くの人にあるはずです。最近はネット通販等で、大勢の顧客を相手にする機会が増えています。サポート業務も一筋縄ではいかなくなっていますが、そうした状況の中でも、かかってきた電話に出られないという事態があってはいけません。電話に出ないということは、会社としての信頼を失うことにも繋がりますから、応答率は限りなく100%に近づけるのが理想です。

業者のホームページをチェックしてみれば、応答率にこだわりがあるかどうかも確認可能です。ADC機能を導入しているなど、応答率を高める工夫を施している業者なら、ECサイト運営時にも心強いパートナーとなってくれることでしょう。

2、電話対応の細かさ

どのような対応をしてもらえるかは、業者によって違います。画一的な対応しかしてくれない業者もあれば、綿密な打ち合わせの上で希望通りの対応に変更してくれる業者もあります。

対応の種類が細かく分かれていて臨機応変に変更できるなら、使い勝手は良くなります。時と場合によって何種類もの対応をしてもらえるなら、どのようなタイプの電話業務も任せられます。

つまり、対応のきめの細かさも業者選びの際には重要なポイントになるということです。この点については、事前に問い合わせをして完璧に把握しておきましょう。

電話代行業者はどこも、基本的には日本語での対応となります。しかし最近は、別料金を支払うことで外国語での対応をしてくれる業者も出てきました。英語はビジネスの世界でも重要度を増していて、このオプションを選択できる業者が人気を上げてきています。すぐに使う必要がなくても、いつか必要になったその時に別の業者を探さなくていいのは便利です。

リーズナブルでも応答率が悪いと意味がない

小規模な電話代行業者の中には、月々数千円というリーズナブルな料金設定を売りにしているところもあります。しかし、いくら安くても、応答率が悪すぎる業者は使うべきではありません。

なぜなら、電話に出ないという行為は、相手に悪印象を与えることが多いからです。せっかくの良好な関係が、たった一回電話に出ないだけで壊れることも珍しくはありません。

電話に出られないと、急なトラブル時にも最善の行動が取りにくくなります。急ぎの仕事を受けられなくなってしまうことも出て来るはずです。ビジネスの世界では、いかに確実に電話を取れるかが勝負の分かれ目になります。

コールセンター業務を任せる場合なら、なおさら応答率の高さには注目したいです。サポートに電話が繋がらないせいで信頼を失っている会社も少なくはないからです。商品が素晴らしくても、サポート体制がしっかりしていないと売上アップは見込めません。

個人事業主でどうしてもコストがかけられないという場合は別ですが、ある程度以上の事業規模を誇る会社なら、料金よりもクオリティを重視すべきです。

ちなみに最近は、応答率をアップさせる努力をどこの業者もしています。正確なコール分析をすることによって、コストをかけずに応答率アップを実現している業者も出てきました。ADC機能という自動コール分配機能を使って、取りこぼしを防いでいる業者もあります。業者選びの際には、具体的な工夫にまで目を向けるのがいいでしょう。

実績報告などを確認するのが1番

最良の電話代行会社を見つけたいなら、過去の実績を参考にするのがいいでしょう。実績の報告が公式ホームページ上で行われていれば、それにも目を通しておきましょう。問い合わせをすれば、さらに詳しいデータを見せてもらえる場合があります。できるだけ詳細なデータを集めて、比較検討をしていくのがベストです。

過去何社に利用されてきたかも重要ですが、もっと具体的に、ここ最近の応答率のデータなどを出してもらえると助かります。出してもらえる数字があるなら、契約前にすべて出してもらうようにしましょう。

導入事例やサービス利用者の声も、最高の一社を選び出すときには役立ちます。ネット上で見つけられる口コミ情報等にも意識は向けておきたいところです。

また、電話代行業者の選定時には、情報漏えい対策が万全にできているかも気になります。過去に情報漏えいを起こしていないかは、ニュース等でもチェック可能です。念のために調べておくといいでしょう。

もしも過去に情報漏えいを起こしていたなら、その後どのような対策を講じたのかまで調べておく必要がありそうです。詳しいことが分かれば、より安心して依頼できます。

他にもスタッフ研修の内容や、導入されているオペレーションシステムの種類なども把握はしておきたいです。

会社に合った電話代行プラン

自分の会社にはどんな電話代行サービス、電話秘書サービスが合っているのか、現在使用しているサービスプランは高いのでは…と思っている方はいませんか?あなたの会社の現在の業務内容や月の入電数、電話代行業者に望むサービスなどをよく整理して、チャートテストで診断してみてください。
あなたの会社が望むサービスを提供してくれる電話代行業者や、現在の業務、規模にマッチするプランが適正価格で見つけられますよ。

会社にピッタリの電話代行プランを診断する!

電話代行業者は吟味して選ぼう

オフィスの人手不足をカバーしてくれるサービスのひとつが電話代行になります。電話代行業者のスタッフが自社のスタッフに代わり、電話の対応をしてくれます。電話代行を依頼することで、不在時や会議中、さらには営業時間外の電話取りこぼしをなくして顧客に十分な対応ができるようになります。

また、電話対応のやり方によって相手の受ける印象が左右されますので、スタッフの質が大きく影響します。電話代行業者もたくさんありますので、料金を含めて対応の質などもしっかりと見極めて適切な業者を選ぶようにしましょう。

電話代行業者選びを失敗した人の体験談1~料金がかかりすぎた~

仕事の都合でオフィスを不在にすることが増えて、電話対応が十分できなくなってしまったため電話代行サービスを依頼することにしました。新たに人を雇うよりも電話代行サービスを依頼したほうが料金がかからないはずだったのですが、電話代行導入後に数か月経ってから利用料金をチェックしてみるとかなりお金がかかっていることがわかったのです。

費用がかかっていた理由は必要なサービスを付加したこと。代行業者を探す時に費用重視で選んでしまったのですが、結局最低料金だけでは必要なサービスが含まれていなかったのです。そこでオプションとして必要なサービスを加算したところ、費用もそれだけ高くなってしまいました。後になってよく調べてみると、わが社が求めているサービスを基本プランで全て含んでおり、しかも費用も今よりも安い電話代業者もいくつかあったのです。電話代行業者を決めるときにサービス内容や価格をもっとしっかりと比較してから決めておけばよかったと反省しています。

電話代行業者選びを失敗した人の体験談2~電話応対が求めていたレベルではなかった~

電話代行業者で電話応対をするスタッフは、教育もきちんと受けているものだと思っていました。実際に私が電話代行業者について調べた時も自社で教育を行っていると謳っている業者が多かったのです。質の高い対応を期待して依頼した電話代行業者でしたが、期待が大きく外れてしまいました。私たちが求めている電話対応のレベルではなかったからです。わが社はサービス業であることから、他の企業よりも質の高い対応が求められますし、クレームを受けることも少なくありませんでした。そのため社員や電話対応スタッフには言葉遣いや対応など細かく注意するようにしてきました。

電話代行業者のスタッフは電話に出てはくれたのですが、簡単なクレームから何まで全て社員に回してくるようになったのです。こちらは仕事や会議を中断してお客様に対応しなくてはいけなくなってしまい、仕事の効率が大きく下がってしまったのです。さらには敬語の使い方がおかしいとか電話に対応したスタッフのクレームまでお客様から受けるようになり、余計な仕事が増えてしまったのです。これならわざわざ電話代行業者に依頼をしなくても、自分たちで電話対応したほうがよかったとさえ思いました。電話代行業者の教育制度や対応の質についてもっとよく調べてから決めるべきでした。

電話代行業者選びを失敗した人の体験談3~電話応対する人とコール数が合わず入電が減った~

わが社は仕事柄、営業時間内にお客様から多くの電話をいただきます。当社のスタッフだけでは取りこぼしが増えるようになってしまい、それがクレームになってしまったのです。そこで電話の取りこぼしを減らすために電話代行業者に依頼することにしました。業者への依頼時には、一日あたりに電話がかかってくる件数なども伝えておきました。しかし代行業者に依頼したにもかかわらず、電話がつながらないというクレームは減らないのです。電話をかけても対応してくれないので、お客様は長時間待つか、待ちきれず電話を切るようになったのです。そのような状態が長く続いた結果、電話がかかってくる件数自体が減ってしまいました。電話代行業者の担当者に連絡をとって聞いてみたところ、どうやらわが社の電話対応をしてくれる電話代行業者のスタッフの数が十分確保できなかったため、かかってきた電話に十分対応できなかったのだそうです。それなら早めに業者のほうからその旨を伝えてほしかったです。

電話代行業者選びに潜む6つの落とし穴

企業における受付やクレーム対応の窓口業務にマンパワーを割り当てることができないような場合に、電話代行サービスと活用することができます。あたかも企業の一部門かのように各事業部との電話連絡を担当し業務を円滑にしてくれるサービスです。有効に活用することで企業組織における人員不足をカバーし、顧客に安定したサービスを提供可能になります。ただし、便利な一方で必ずしも業務を任せることができない事業者がいるのも事実です。

そこで電話代行サービスを企業活動に役立てるためには、過去の様々なトラブル事例から、優良業者を選定するための条件を学ぶ必要があるでしょう。ここでは電話代行業者を安易に選んで後悔しないように、注意点をいくつか見ていくことにしますので参考にしてください。

・低価格で提供しているのはワケありなので要注意

格安サービスが提供されていたとしても、相場価格からかけ離れている場合は要注意です。電話代行業もビジネスですので、人件費やその他の経費がかかっていることになりますので、損益分岐点を下回ると予想できるような低価格なサービスを提供しているとなると、何らかの裏事情があると考えても良いでしょう。いわゆるワケありの状態ですので約束されたサービスが提供されなかったり予想外のトラブルによって業務に支障が出たりするような懸念事項が隠れているかもしません。例えば、スタッフの教育や設備面に不備があれば、安定したサービスが提供されないのではないかと不安になるでしょう。

電話代行業は、一目では品質の良さを判断できない点が難点であり、広告やセールストークに掲載されているメリットだけを鵜呑みにするのは問題があります。

したがって、料金の安さだけで業者の選ぶことのないように注意が必要です。良質なサービスを提供するためには、適切なコストを支払うことが健全なサービスを受けることに通じるからです。

・「月々たったの〇〇円」とあるけどオプションをつけたら高額料金になる

見込み客を獲得するために、入口となる広告には魅力的なキャチコピーが掲載されていること多く、特に費用の面で安さが強調されている場合は注意深く検討することをお勧めします。例えば月々の基本料金の安さを謳っていたとしても、基本料金がカバーしているサービス内容では足りず、オプションを追加する必要があるケースには注意する必要があるでしょう。オプション料金が高額でありその詳細が、広告には掲載されないか一見しただけでは気づきにくい小さな文字で掲載されているような場合があるからです。

例えばよくある事例の一つとして、不在時の対応についてオペレータが対応するオプションを追加すると、単位時間あたりの料金が高額に設定されているケースがあります。これを見落として必要だからと選択すると、トータルの料金が跳ね上がるといった料金体系になっている等です。後に高額な料金を請求されて後悔することのないように、料金プランしっかりと検討する必要があります。

・英語対応、24時間対応など不要なオプションが基本料金に含まれている

電話対応業者を利用する際には、利用する側がどんなサービスが必要なのかを予めしっかりと把握しておくことが大切です。そして業者が提示する基本料金に含まれるサービスの全てが本当に必要なものなのか、オーバースペックになっていて余計な費用を支払うことにならないかをチェックしましょう。

よくあるサービスに英語対応や24時間対応などがあります。これを一見すると英語対応は外国人のお客様に対応するためには必要、もしくはビジネスチャンスを逃さないためにも24時間対応も外せないと考えるかもしれません。

しかし、本来業務のメインが日本語対応であるなら、あえて費用を支払って英語対応する必要もありませんし、英語が話せるからといっても十分なコミュニケーションが図れるとも限りません。また24時間対応するために必要な人件費の負担が大きくその分が利用料金に上乗せされていることがあります。安易に基本プランを選んでしまうと不要なサービスについても、費用を支払うことになってしまいますので注意したいところです。

・高機能システム導入とサービスのスキルは別物と考える

電話代行業者にはパソコンと電話機を連携させて各種情報をモニタに表示しながら電話応対ができるなど、高機能なシステムを導入している場合があります。お客様との応対時間の短縮により人件費を抑えることができたり、サービスの品質向上に役立てたりすること目的としているものです。電話代行業者にとっては、電話代行業務の効率をアップさせて業務効率化を実現するために必要であると判断して、ほとんどの業者が同様のシステムを導入しています。

しかし最終的なサービスの品質は、人的資産であるオペレータの対応によって決まってくることを忘れてはいけません。お客様と応対する態度や言葉遣い、望まれた要求に適切に対応することができるのはオペレータのスキルに依存するからです。したがって高機能なサービスを導入して業務効率を上げることと、高い顧客満足度を得るために必要なサービスの提供に必要なスキルは、全くの別物であると考えるべきです。優良な電話代行業者を選定するためには、オペレータの質が高いことやサービスの提供が安定していることが必要です。

・「即日対応可」などの裏には作業準備が不十分なことも

企業活動をしていくなかで、突発的に人員不足となってしまった場合に、顧客への電話対応を放置するわけにはいきませんので、電話代行サービスを利用して対応することが得策です。企業として不在対応をしっかりすることが信用に関わりますし、機会損失を発生させないためにも大切だからです。

上記の例の場合、今すぐにも対応してもらいたいといったニーズに応えるべく「即日対応可」のように広告やホームページに掲載している業者があり便利に感じます。

しかし本来、電話代行業務は事前準備に時間がかかります。利用者となる企業と綿密な打ち合わせを行ったり、オペレータが企業の商品やサービスに関する知識を学習したりするための準備時間が必要だからです。即日対応をするためには、事前に実施すべき工程の一部が省略され、準備不足のまま電話代行サービスがスタートしてします可能性があります。したがって電話代行サービスを即日対応で依頼するのは、あくまでも一時的な対応に留めるべきである考えることができます。

・電話代行業者で対応している体制人数が少なすぎる

電話代行業者でサービスの質を決定付けるオペレータが不足している場合があります。コールセンターにおける労働力不足は深刻な問題であり、ストレスや労働環境の不満から離職率が高いと言われているからです。その一方で顧客のニーズが複雑で多様化しており、経験豊富なオペレータが求められている現実もあります。しかしせっかく教育をしても投資分を回収する前に、離職されては人員不足が解消しないどころか、損失分が料金に反映され利用者にとってコストパフォーマンスの悪いサービスとなりかねません。

例えば人員不足をカバーするために在宅オペレータを使っている業者では、対応品質に差が出たり、背景から生活音が聞こえたりするなど不都合が生じます。

サービス利用者としては、質が高い業者を選ぶために、十分な体制で運営されているかを見極める必要があります。そのためには營業担当者のやりとりの質や、実際に業者の事務所を訪問してみた際の場の対応の様子や雰囲気をチェックしてみると良いでしょう。

・サービス内容の説明が曖昧orサラッとしている

電話代行会社と本契約をする前の段階で、どんなサービスを提供しているのか、また料金体系はどのようになっているのかをしっかりと確認する必要があります。しかし、問い合わせの際に渡された資料やパンフレットの記載内容が十分ではなく、質問をしても曖昧な場合があります。したがって業者選びをする段階で詳細な資料を提示できるか否か、もしくは十分な説明ができるのかを判断基準の一つとして良いでしょう。

また業者の事務所への訪問を嫌がる業者も要チェックです。サービスの提供に自信があり、質の高い体制を整えている業者であれば自らの事務所での打ち合わせも特に問題なくOKとなるはずです。まずは營業担当者とのやりとり中で、どのような対応をしてくるのか様子をみていくのが肝要です。

電話代行の失敗を防ぐために

電話代行業者はたくさんありますが、適切な業者を選ばないと失敗する確率が高くなります。適切な業者を選ぶためにも業者の比較をしっかりと行うことが大切になります。

業者によって提供している基本サービスとオプションサービス、それぞれの価格と内容が異なるからです。まずは自分たちが電話代行業者に求めるサービスを明確にし、そのうえで電話代行業者を絞り込んでいきましょう。インターネットなどから業者の情報をある程度収集できますし、業者の担当者に連絡を取って詳しい内容を聞いてみます。

電話代行業者で失敗しないコツ1【基本料金だけでなく通話料などの課金も把握する】

電話代行業者を決めるときに料金を重要視する場合は、さまざまな角度からかかってくるトータルコストについて知る必要があるでしょう。電話代行業者に支払う費用をチェックするときに、基本サービスの価格だけを注意してチェックしがちですがそれ以外にも費用がかかることがあるからです。

たとえばある電話代行業者では基本サービスの費用は比較的お手頃でも、通話料が課金されるのです。この通話料の課金を見逃してしまうと、毎月の電話代行業者利用代金が高くなってしまうのです。また基本サービスだけでは十分ではなく、必要なサービスをオプションにて依頼すると、費用負担が大きくなることがあります。

電話代行業者を比較するときは、自分たちが必要としているサービスを全て含めて価格で比較することが大切ですし、基本料金以外にかかってくる費用などについてもよく調べておきましょう。費用の詳細は直接電話代行業者の担当者と話を聞いて、詳しい見積もりを出してもらうと確実です。

電話代行業者で失敗しないコツ2【無料のお試し期間で品質を確かめる】

電話代行業者に依頼するときは、初期費用や工事費用がかかることがありますので気軽に電話代行業者を依頼したり、変えたりするのが難しいのです。電話代行業者の中にはお試しサービスを提供しているところがありますので、利用してみましょう。お試しサービスを利用することで、得られるメリットは多々あります。

まずは本当に電話代行サービスが役立つのかを見極められます。電話代行サービスを依頼することで業務がどれだけ効率化できるか、経費削減効果があるかを調べられます。引き継ぎをスムーズにできるのもメリットです。今まで自社スタッフで行っていた電話対応の仕事を、いきなり電話代行業者が完璧に引き継ぐのは難しいのが現状です。

無料お試し期間のうちに引き継ぎを十分行うことで、その後の電話応対がスムーズにできるようになります。その間は料金も発生していませんので、依頼主の企業としても電話代行業者に支払う費用をムダにしたとは考えなくなります。また電話代行業者のスタッフについても、電話対応の質をチェックする良い機会になります。

なかには期待していた対応レベルではなかったという意見も聞かれますので、お試し期間中にじっくりと対応レベルについてもチェックできます。

電話代行業者で失敗しないコツ3【入電数を把握してピッタリのプランがあるところを選ぶ】

電話代行業者を依頼するときには、プランの適正についてしっかりと調べてから申し込みすることも大切です。基本プランだけでは求めるサービスやニーズを十分満たすとは限らないからです。基本プランで重視したい点のひとつがコール回数です。たとえば基本プランに含まれているコール回数は、電話代行スタッフの対応できる数になります。

しかしそれよりも数が多くなるようなことが出てくると、電話に対応しきれず取りこぼしが出てきてしまったり、電話一件につき超過料金がかかるようになってしまったりするのです。そのような事態を防ぐためにも最初から適切なプランを申込みしておくことが大切です。自分たちがどのプランで申込みしたらいいのか判断に迷うときは、電話代行業者のスタッフに相談してみましょう。

スタッフが自社のプランの中から最適なプランを提案してくれるはずです。電話代行業者を比較するときも、自分たちのニーズを満たずプランとその価格で比較することが大切です。

ページの先頭へ