あなたの会社の発展サポート!電話代行の選び方を紹介

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導入メリット

電話代行サービスを依頼することによって、会社には具体的にどのような利益があるのか、導入メリットについて解説しましょう。

電話代行のメリット1「人件費削減につながる」

事務所で留守番をしてもらうアルバイトを雇うとなると、月に15万円程度の給料を支払う必要があります。求人広告代や交通費などを合わせると20万円ほどの費用がかかると考えた方が良いでしょう。

また、雇った人材が想定した通りに働いてくれるとも限らず、初めは教育が必要な場合もあります。さらに、雇ったとたんに辞めてしまわれては、求人広告費がまたかかり、コストが増えるばかりです。

来客がほとんどない事務所なら、電話番のためだけにアルバイトを雇うより、電話代行サービスを依頼した方が明らかにコストダウンになります。しかも、代行業者のオペレーターは、電話対応の研究や教育を受けたプロですから、確実な対応を期待できるわけです。

電話代行のメリット2「時間の有効活用につながる」

事務所での仕事が多い方であっても、会社にいるときは商談中であったり、集中して仕事をしていることがほとんど。電話がかかってくるたびに仕事や商談を中断して応対するのは、効率が悪いな…とお考えの方もいらっしゃることでしょう。間違い電話や勧誘の電話などは、いちいち対応するのが煩わしいこともありますね。

そんなときに電話代行を依頼しておくと、電話対応を気にせず仕事に集中できます。商談中や来客中に、中座して電話を取る必要がないわけです。時間を有効に活用して、仕事に集中できるというメリットは大きいでしょう。

電話代行のメリット3「会社のイメージアップにつながる」

会社の固定電話に電話をかけてくる方は、新規の顧客であることがほとんどでしょう。そういった顧客にとって、会社の印象は最初の電話対応で決まると言っても過言ではありません。人の印象は初対面で7割は決まってしまうものなのです。

そのような観点から見ると、電話代行の最大のメリットとして考えられるのは、会社のイメージアップにつながるという点です。代行会社によっては、電話対応や秘書の研修・教育を受けたオペレーターが対応してくれますから、対応に慣れていない自社のアルバイト事務員が対応するのとはわけが違います。

代行を依頼する前に、会社の業務内容や社内の雰囲気についてしっかりと把握し、業態に合わせた電話対応を行ってくれるので、新規の顧客に対して自然な印象を与えます。それどころか、「お宅の事務員は感じがイイね」など、良い印象を持つ顧客も多いようです。

大切なお客様を逃さず、会社のイメージアップにつなげることができるのも、電話代行サービスのメリットとして考えられるポイントのひとつです。

電話代行のメリット4「顧客を逃さない」

商談中や移動中に、顧客からの連絡が入ることもあるでしょう。

既存顧客であれば、後でかけ直すとかメールで伝えてもらえるよう依頼するなどの対応ができますが、新規顧客の場合はそうはいきません。

「対応の悪い会社だ」と信頼を失墜させ、逃してしまうかもしれないのです。

逃した魚は大きいといわれるように、もしも既存より大きな案件だとしたら。あのとき電話に出ておけばと悔やまれることでしょう。

そんなビジネスチャンスを取り逃さないためにも、電話代行が活用できます。

上述のようにプロのオペレーターが対応しますので、電話対応の良さは新規顧客に好印象を与えますし、それがきっかけで信頼関係が深まり売上拡大に貢献する可能性も出てきます。

電話代行のデメリット

このようにメリットがたくさんある電話代行ですが、懸念されるデメリットもいくつかあります。

まず、自社の社員またはアルバイトスタッフではないということ。例えばネットショップの場合、商品情報がオペレーターに伝わっていなければ対応が後回しとなってしまい、せっかくのビジネスチャンスを逸することになるかもしれません。

また、実際に代行サービスを使ってみないと品質が分からないという点もデメリットかもしれません。業務訓練を受けていないアルバイトスタッフに対応させている業者もあるようですから、信頼のできる電話代行業者に依頼することが重要です。

電話代行サービス3つの導入事例と評判を業種別に紹介

司法書士事務所の電話代行サービス導入事例

大手の司法書士事務所では、電話代行サービスを依頼するケースが増えてきています。司法書士は業務上、裁判所や法務局などの官公署に出向くことが多い職業です。特に、個人で士業を営んでいる方は、事務所に電話を受ける事務員がいない場合が多いです。

そこで、活躍するのが電話代行サービスです。電話代行サービスのなかには、法律関連に特化したサービスを行っている会社もあります。

実際に司法書士事務所で電話代行サービスを導入した方の口コミ

自分一人で司法書士事務所を開いた際に、当初電話代行サービスなどに入っていなかったため、事務所から外出している際に仕事の電話がかかってきてもすぐに対応できないことばかりでした。

しかし電話代行サービスを依頼してからは、事務所を空けている状態でも電話応対をしてもらえるため、長時間事務所を空けていても問題がなくなりました。現在は自分でもスタッフを雇っていますが、たまに全員が事務所から出払うこともあり、そのような場合にはやはり電話代行サービスを依頼することにしています。

広告業の電話代行サービス導入事例

広告業でも電話代行サービス導入する会社が多くなっています。広告会社も司法書士事務所と同じく、事務所を空けることが多い業種です。

最近の広告会社では、顧客獲得や見込み顧客の育成のためのBtoBに対応できる専門の人材を、電話代行会社に依頼するケースが増えています。

クレーム対応から、サービス内容の説明などの幅広い業務を丁寧に行えることが、電話代行会社に依頼する理由の1つになっています。

実際に広告業で電話代行サービスを導入した方の口コミ

小さな広告代理店を営んでいるため、営業をする場合には社長である私自身がプレゼンや戦略会議に出向くことも多く、オフィスの固定電話に出ることが難しくなっていました。留守番電話に要件を吹き込んでもらえないことも多かったために事務員を一人雇おうと考えていたのですが、電話代行サービスの方が事務員を雇うより割安になるということを聞き、導入してみた次第です。

月額固定で電話代行を頼むことで、事務員を雇う人件費よりも格段に経費を抑えることができ、さらに「外出している時のみ対応をお願いする」という使い方も可能であるために予算を極力間で抑えることもできました。現在は会社の規模が少し大きくなったために月額固定で契約することはなくなりましたが、広告出稿の予定期日が迫っている際に電話対応をする時間のロスを少なくするため、スポット的に電話代行サービスを使うこともあります。

リフォーム業の電話代行サービス導入事例

リフォーム業では「24時間体制のお客様サポート」のための人材を、電話代行サービスに依頼しているケースが多いです。

リフォーム会社の売り上げは、床や天井、水回りなどの内装工事を行った後のアフターサポートにかかっていると言っても過言ではありません。

リフォーム業では、家の補修などの緊急性の高い連絡を24時間で対応することがとても重要になります。

実際にリフォーム業で電話代行サービスを導入した方の口コミ

電話代行サービスを頼むまでは、どうしても深夜や早朝などに電話を受けることが難しかったため、お客様へのサポートが後手後手に回ってしまうことも多く、満足いくアフターサポートを提供できてはいなかったと思います。

電話代行サービスを導入して24時間365日の受付対応ができるようになったことで、急なトラブルへの対応はもちろんのこと、内装のことに関するお客様からのちょっとした疑問・質問なども24時間受け付けることが可能となり、かゆいところに手が届くサポート体制を作ることができています。

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