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英語での問い合わせに対応するプランを選びたい

海外へ進出している企業や、海外企業との取引を予定している会社などにおすすめの、英語対応ができる電話代行プランを紹介します。

業務拡大に英語対応を活かす

現在はインターネットの普及によって、起業したばかりの小規模な会社でも積極的に海外との取引が可能となっています。海外との取引を考えている経営者の方は、英語対応ができる人材の確保が必須です。

しかし、まだ会社規模が小さい場合は、1人雇い入れるのも大変です。さらに英語ができる人材となると、探すのも雇用し続けるのも難しいでしょう。

そんなときに、英語で初期対応ができる電話代行で簡単な受注までお願いできれば、後は多少の英語スキルがあれば対応できるもの。英語対応の電話代行は業務拡大を大きくバックアップしてくれるサービスであると言えますね。

発音まで気を配ろう

英語での電話応対で重要なのは、発音です。

電話対応してもらう相手の日本語が、妙になまっていたら、不信感を抱いてしまいませんか。

顔の見えない相手ですので、情報は声と言葉しかない。ここに注力するのは、もはや企業の電話応対としては当たり前とも言えます。

外部へ電話代行を委託するのであれば、発音までしっかり教育している業者へお願いしましょう。

こんな会社におすすめ

  • 月の入電が50~100件前後(1日2件~5件程度)
  • 英語でお客さんや取引先から電話がある
  • 会社規模が~20名程度
  • オペレーターはパートやアルバイトより責任ある正社員がいい
  • 実績があり信頼できる会社にお願いしたい

上記に当てはまる会社には、電話代行サービスの英語プランがおすすめです。

会社の立ち上げ間もない時期で社員が少ない中、増えてきた入電を対応するのはなかなか大変なこと。ましてや英語での対応ともなればできる社員は限られてしまうので、その社員が電話から離れられなくなってしまいます。

電話代行サービスを導入することによって社員の負担が軽減され、本来の業務に使える時間が増えるので、事業拡大の第一歩として電話代行は欠かせないサービスだと言ってもいいでしょう。

特に立ち上げたばかりの時期は、電話オペレーターも戦力のひとつ。1件1件の問い合わせに責任を持って対応してもらうためにも、パートやアルバイトではなく正社員のオペレーターに依頼したいところです。

最低限おさえておくべきサービスの適用範囲

対応

自社のスタッフとして対応してくれるか

「問い合わせた会社のスタッフが電話に出る」ということは顧客や取引先にとっては大前提。自社のスタッフとして対応してくれるサービスなら通常のやり取りと変わらないので、相手に不信感を与えません。

あて先、名前、折り返し連絡先を聞いてくれるか

ただ取り次ぐだけではなく、相手の名前や電話番号、用件などを聞いてくれると業務をスムーズに進められます。また、営業や勧誘の電話を断ることも可能なので、業務の効率化にも役立つでしょう。

クレームの一次対応をしてくれるか

クレームは迅速に対応すべき優先度の高い業務。電話を取ってすぐ対応ができるかどうかは重要なポイントです。二次クレームを発生させないよう、一次対応が可能なサービスを選ぶと良いでしょう。

時間外アナウンスがあるか

時間外にかけているということは、相手はこちらの営業時間を知りません。対応可能な時間をお知らせするためにも、つながらないという不安感を与えないためにも、時間外の問い合わせにはアナウンスを流すのがベストです。

連絡

対応後に即時メール連絡をしてくれるか

顧客からの電話を対応した後すぐメールで連絡をしてくれるサービスであれば、外出中や出張時でも内容の確認が可能。業者やプランによっては用件の詳細を教えてくれるので、急ぎの対応も判断しやすく便利です。

対応後に即時電話連絡をしてくれるか

メール同様、外出先でも問い合わせ内容を確認でき、迅速に対応することが可能です。メールだと見逃してしまう恐れがある場合に便利だと言えるでしょう。

内線のように電話を携帯などに転送してくれるか

通話を切らずにそのまま指定の電話番号に接続してくれるサービスです。特定の顧客や用件をすぐに対応することができます。

伝言、応対の詳細をすぐに確認できるか

顧客からの電話対応後、すぐに内容の詳細を確認できるかどうかも重要なポイント。ただ「入電があった」ではなく、どういう用件だったかまで詳しく確認できれば、適切な対処ができます。

通話内容を録音し、聞くことができるか

会社の顔とも呼べる電話対応を外部に依頼しているわけですから、現場を把握するためにこまめな報告は欲しいもの。録音した実際のやり取りを聞くことができれば、細かなニュアンスまで知ることができます。

在籍者の登録ができるか

社員の連絡先を複数登録することができれば、タイムリーな対応はもちろん、相手が望んでいる担当者が折り返すことも可能。業者やプランによってはオプションとなるため、多くの連絡先を登録したい場合は注意が必要です。

スケジュール登録ができるか

電話代行と同時にスケジュール管理を依頼することもできます。外出や出張の日時を伝えておけば、外出時の折り返し連絡などがスムーズです。

用件別で連絡先を振り分けてくれるか

求人のことなら人事担当者、受注のことなら営業担当者…というように、問い合わせの用件によって連絡先を振り分けられると、無駄な取次ぎがなくなり効率的に業務を進められます。

スキルを持ったスタッフが電話対応、CUBE電話代行サービスの「英語対応プラン」

CUBE電話代行サービスの特徴

月額のみで充実したサービスが受けられるCUBE電話代行サービスのHPキャプチャ
画像引用元
CUBE電話代行サービス公式サイト
(https://www.cube108.jp/)

CUBE電話代行サービスの「英語対応プラン」は、ネイティブによるスキルチェックを受けたスタッフが担当しますから、安心して電話対応をお願いでき、海外との取引も不安なくチャレンジできます。

月に30コール程度なら月額10,000円で依頼でき、社名による基本対応はもちろん、電話による即時連絡やメールによる連絡、クレームの一次対応までお願いできます。基本サービスだけでも、かなり利用価値の高いプランとなっています。

基本料金に含まれているサービスが充実していて、良コストパフォーマンス・ハイクオリティなサービスを提供。オペレーターの対応時間は平日9時~18時と長く、入電時はメールや電話で即時連絡してくれますし、内線感覚でお客様と通話できる応答後転送も基本サービスに含まれています。

英語対応プランの詳細
月額料金 10,000円・15,000円・25,000円(税抜)
コール回数 30回・50回・100回
オペレーターの対応時間 月~金:9時~18時
サービス内容
  • 社名+個人名対応
  • 基本応対(社名、担当者名、折り返し先電話番号、用件 の聞き取り)
  • 在籍者登録
  • 応答後転送
  • クレーム一次対応
  • 応答後転送
  • 即時電話連絡
  • 即時メール連絡
  • 時間外アナウンス ※共用アナウンス・英語有
  • 連絡先登録(1人)
  • ホットライン(不明点等は電話で確認できます)
  • 会話録音送信サービス

利用者の口コミ

  • 従業員3人のみの小さな工場を経営していますが、海外との取引を開始することになり、急に英語スキルが必要となりました。日常的に海外からの電話をとることが多くなり、工場の作業中に電話を取ってあたふた…。CUBE電話代行サービスにお願いしてからは、英語の電話に不安がなくなったばかりか、仕事にも集中できるようになって助かっています。(40代・男性・製造業)
  • 海外から商品を輸入する商社なのですが、従業員が少なくて全員外出していることも多いため、電話対応ができないのが悩み。こちらの英語対応プランは月10,000円からお願いできると聞いて、即お願いすることにしました。会社にかかってくる電話はそれほど多くないのですが、確実に英語で対応してもらえるため、安心して外出できます。(30代・女性・商社)

そのほかのプラン

ライトプラン 月50コールで月額10,000円。
標準プラン 月100コールまで月額15,000円、200コールまで月額30,000円。

電話代行サービス

難しい対応も可能な電話代行サービスの「バイリンガル電話代行」

難しい対応も可能な電話代行サービスのHPキャプチャ
画像引用元
電話代行サービス公式サイト
(https://denwadaikou.jp/)

電話代行サービス株式会社には、英語に精通したスタッフが在籍しています。オペレーションの品質維持・改善・向上のプログラムや、指導する立場のスーパーバイザーやトレーナーはコーチングの教育も受けています。

簡単な取次ぎだけでなく、ビジネス英語による対応も可能。電話の取次ぎや一次対応、注文受付、問い合わせ対応まで、希望に合わせた対応をしてくれます。

英語の対応以外にも、さまざまなサービスを揃えている電話代行サービス株式会社。決まったプランがなく、必要なサービスだけを組み合わせて最適なプランを作ることができます。不動産・水道修理・ネットショップなどの業種別、求人受付・クレーム対応・予約受付などの用途別で細かく設定できます。

英語対応プランの詳細
月額料金 要問い合わせ
コール回数 要問い合わせ
オペレーターの対応時間 24時間365日
サービス内容
  • 依頼主に合わせてプランをオーダーメイドで組むため、決まったサービスはありません。※要問い合わせ

利用者の口コミ

  • かかってくる電話のうち2割ほどが外国人の顧客からです。自社でも英語ができるスタッフが複数名いますが、出張が多く常に対応できるわけではないのが悩みでした。しかしこちらに電話代行を依頼するようになってからは、英語が話せるスタッフも安心して外出・出張に送り出せるようになりました。(年齢不明・男性・貿易業)
  • 電話代行サービスさんにお願いしてから、スタッフの仕事の能率が上がりました。外国人観光客向けの写真スタジオを運営しているので、よく外国人のお客様からお問い合わせがあります。予約に関するお問い合わせはもちろんですが、意外と多いのがスタジオまでの道順説明。なんとか自力で対応していましたが、とにかく時間がかかっていたので助かっています。(年齢不明・男性・写真スタジオ)

そのほかのプラン

秘書代行 料金やサービス内容は要問い合わせ
通販受付代行 料金やサービス内容は要問い合わせ
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高品質でリーズナブルプラン 大規模コールセンタープラン 24時間対応プラン

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