導入メリット

電話代行サービスを依頼することによって、会社には具体的にどのような利益があるのか、導入メリットについて解説しましょう。

電話代行のメリット1「人件費削減につながる」

事務所で留守番をしてもらうアルバイトを雇うとなると、月に15万円程度の給料を支払う必要があります。求人広告代や交通費などを合わせると20万円ほどの費用がかかると考えた方が良いでしょう。

また、雇った人材が想定した通りに働いてくれるとも限らず、初めは教育が必要な場合もあります。さらに、雇ったとたんに辞めてしまわれては、求人広告費がまたかかり、コストが増えるばかりです。

来客がほとんどない事務所なら、電話番のためだけにアルバイトを雇うより、電話代行サービスを依頼した方が明らかにコストダウンになります。しかも、代行業者のオペレーターは、電話対応の研究や教育を受けたプロですから、確実な対応を期待できるわけです。

電話代行のメリット2「時間の有効活用につながる」

事務所での仕事が多い方であっても、会社にいるときは商談中であったり、集中して仕事をしていることがほとんど。電話がかかってくるたびに仕事や商談を中断して応対するのは、効率が悪いな…とお考えの方もいらっしゃることでしょう。間違い電話や勧誘の電話などは、いちいち対応するのが煩わしいこともありますね。

そんなときに電話代行を依頼しておくと、電話対応を気にせず仕事に集中できます。商談中や来客中に、中座して電話を取る必要がないわけです。時間を有効に活用して、仕事に集中できるというメリットは大きいでしょう。

電話代行のメリット3「会社のイメージアップにつながる」

会社の固定電話に電話をかけてくる方は、新規の顧客であることがほとんどでしょう。そういった顧客にとって、会社の印象は最初の電話対応で決まると言っても過言ではありません。人の印象は初対面で7割は決まってしまうものなのです。

そのような観点から見ると、電話代行の最大のメリットとして考えられるのは、会社のイメージアップにつながるという点です。代行会社によっては、電話対応や秘書の研修・教育を受けたオペレーターが対応してくれますから、対応に慣れていない自社のアルバイト事務員が対応するのとはわけが違います。

代行を依頼する前に、会社の業務内容や社内の雰囲気についてしっかりと把握し、業態に合わせた電話対応を行ってくれるので、新規の顧客に対して自然な印象を与えます。それどころか、「お宅の事務員は感じがイイね」など、良い印象を持つ顧客も多いようです。

大切なお客様を逃さず、会社のイメージアップにつなげることができるのも、電話代行サービスのメリットとして考えられるポイントのひとつです。

電話代行のメリット4「顧客を逃さない」

商談中や移動中に、顧客からの連絡が入ることもあるでしょう。

既存顧客であれば、後でかけ直すとかメールで伝えてもらえるよう依頼するなどの対応ができますが、新規顧客の場合はそうはいきません。

「対応の悪い会社だ」と信頼を失墜させ、逃してしまうかもしれないのです。

逃した魚は大きいといわれるように、もしも既存より大きな案件だとしたら。あのとき電話に出ておけばと悔やまれることでしょう。

そんなビジネスチャンスを取り逃さないためにも、電話代行が活用できます。

上述のようにプロのオペレーターが対応しますので、電話対応の良さは新規顧客に好印象を与えますし、それがきっかけで信頼関係が深まり売上拡大に貢献する可能性も出てきます。

電話代行のデメリット

このようにメリットがたくさんある電話代行ですが、懸念されるデメリットもいくつかあります。

まず、自社の社員またはアルバイトスタッフではないということ。例えばネットショップの場合、商品情報がオペレーターに伝わっていなければ対応が後回しとなってしまい、せっかくのビジネスチャンスを逸することになるかもしれません。

また、実際に代行サービスを使ってみないと品質が分からないという点もデメリットかもしれません。業務訓練を受けていないアルバイトスタッフに対応させている業者もあるようですから、信頼のできる電話代行業者に依頼することが重要です。

※このサイトは、2016年4月時点の情報を個人がまとめたサイトです。
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