電話代行の仕組み

電話代行とは、具体的にどのようなサービスなのか、依頼することで企業にとってはどのようなメリットがあるのかなど、電話代行サービスの詳細について解説しましょう。

電話代行ってどんなことをするの?

電話代行のサービスは、依頼主の事務所へかかってくる電話を代行業者へ自動的に転送し、代行業者のオペレーターが対応してくれるサービスのこと。起業したばかりの経営者や、少人数でがんばっている小規模の企業などにとって、かなり利用価値の高いサービスです。

留守番用の人材を雇用することなく、事務所へかかってくる新規顧客や取引先からの電話に対応することができ、必要に応じて電話を転送してもらったり、ヒアリングをお願いすることもできます。人件費が削減でき、プロの応対で会社のイメージアップにもつながりますね。

大規模な企業の場合は、リコールなどの緊急時対応やコールセンターの委託なども可能です。

電話代行で依頼できること

電話代行とは具体的にどのようなことを依頼できるのか、まとめてみました。

大きく分けると、以下の2つのサービスをメインとして提案している業者が多いようです。

事務所・本社の電話応対

個人事業主や企業の事務所、本社などの固定電話にかかってきた電話を、NTTであればボイスワープというサービス(各電話会社の転送サービス)を利用して代行会社へ転送し、オペレーターに対応してもらうサービスです。

営業で事務所を不在にしがちな方や、事務所にいるときは接客や商談が多いという方におすすめ。新規顧客からの入電を取り逃すことなく、プロの応対スキルを持つオペレーターが社員のように対応してくれることで、会社の印象を高める効果も期待できます。

求人・商品問合せ窓口

顧客からの問い合わせが多いメーカーや販売店、求人応募が多い飲食店など、電話がかかって来ることが多いのにも関わらず、対応する人材が少ない企業は、問い合わせ窓口として、電話代行会社を依頼する方法があります。

電話を取り逃すこともありませんし、丁寧な対応ができます。窓口対応のために人を雇うよりも費用がかからないので、経費の節約にもつながります。さらに、代行会社によっては、営業時間外や休日の入電にも対応可能です。

電話番号を貸してもらうことも可能

「東京に事務所を持っていないけど、顧客からの連絡先を開設したい!」という場合は、東京03の電話番号を貸してもらい、かかってきた電話の対応もセットで依頼できます。このサービスなら東京に事務所があるように顧客にアピールでき、信頼を得ることができます。

電話代行業者の中には、“電話番号貸し”、“住所貸し”などを依頼できる企業がありますので、チェックしてみましょう。

※このサイトは、2016年4月時点の情報を個人がまとめたサイトです。
 最新の情報などは、各業者の公式ホームページをご確認ください。
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